Henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja tietosuojalaki
Seloste päivitetty 23.10.2024
1. Rekisterinpitäjä
Coala Oy
Y-tunnus: 2403281-6
Kuortaneenkatu 5
00520 Helsinki
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Elina Erkkilä
Coala Oy
Puhelin: 050 300 4154
Sähköposti: elina.erkkila(at)coala.fi
3. Rekisterin nimi
Coala Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelemme rekisterissä asiakkaittemme ja potentiaalisten asiakkaiden sekä näiden edustajien ja yhteyshenkilöiden tietoja. Tietoja käytetään asiakassuhteen hoitoon, asiakasviestintään ja markkinointiin. Tavoitteemme on tarjota ajankohtaista ja työsi kannalta merkityksellistä tietoa.
Asiakassuhteen hoitoon ja asiakasviestintään käytettävien tietojen käsittelyperuste on välisemme sopimuksen täytäntöönpano. Käsittelyperuste markkinointiin käytetyille tiedoille on ensisijaisesti suostumus (esim. uutiskirjeen tilaus) ja toissijaisesti oikeutettu etu (esim. asiakassuhde). Oikeutettu etu tarkoittaa sitä, että rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä on asianmukainen ja merkityksellinen suhde, kuten asiakkuus. Tällöin olemme erityisen tarkkoja rekisteröidyn edusta ja oikeuksista.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyistä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:
- Henkilön nimi ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- Yrityksen tiedot (esim. nimi, Y-tunnus, yhteystiedot, toimiala)
- Suoramarkkinointiluvat (esim. uutiskirjeen tilaus) ja suoramarkkinointikiellot
- Asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet)
- Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen (esim. webinaareihin ja tapahtumiin ilmoittautuminen sekä osallistuminen)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään sopimuksenteon yhteydessä (esim. toimeksiantosopimus tai kurssi-ilmoittautuminen), käyttäessäsi Coalan palveluita (esim. kurssin aikana) sekä markkinointitoimenpiteiden (esim. webinaari tai muu tapahtuma) yhteydessä. Keräämme tietoa pääasiassa sinulta itseltäsi, mutta voimme saada tietojasi myös työnantajaltasi tai muulta taholta, joka ilmoittaa sinut tapahtumiimme tai koulutuksiin.
Myymme koulutuksiamme ja kerämme ilmoittautumisia webinaareihin oppia.fi -palvelussa. Saamme palvelusta luetteloita kursseillemme ilmoittautuneista sekä webinaareihin ilmoittautuneista ja osallistuneista. Voit katsoa myös oppia.fi rekisteriselosteen.
7. Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa koulutuksen päätteeksi kolmasosapuoli myöntää sertifikaatin, jolloin luovutamme sertifioinnin vaatimat tiedot sertifikaatin myöntäjälle.
Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli Coala myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.
8. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Käytämme pilvipalveluita joidenkin henkilötietojen tallentamiseen ja käsittelyyn. Pilvipalveluiden palveluntarjoajien konesalit tai ylläpito sijaitsevat joskus EU-/ETA-alueen ulkopuolella (esim. Yhdysvalloissa). Huolehdimme myös tällöin, että palvelut ovat asianmukaisia ja täyttävät henkilötietolainsäädännön mukaiset vaatimukset.
Käytämme tällaisia EU-/ETA-alueen ulkopuolisia palveluita ainoastaan mikäli:
tiedot ja ylläpito ovat maassa, jossa Euroopan komissio on todennut olevan riittävä tietosuojan taso, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata riittävän tasoinen tietosuojan (esim. komission hyväksymät vakiolausekkeet)
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Sähköinen aineisto on suojattu yleisesti hyväksytyin teknisin keinoin (esim. salasanat, palomuurit, salaus). Suhtaudumme tietoturvaan vakavasti ja hyödynnämme vain hyvämaineisia ja tunnettuja palveluntarjoajia.
10. Tarkastus- ja korjausoikeus sekä muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista ja puutteellisten tietojen täydentämistä sekä tietojen poistamista. Pyyntö tietojen tarkastamisesta, korjaamisesta, täydentämisestä ja poistamisesta tulee lähettää kirjallisena rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme tarpeelliset korjaukset ja lisäykset (esim. korjaamme virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot). Poistamme tietosi pyynnöstä, mikäli se on mahdollista rikkomatta meille asetettuja muita velvoitteita (esim. lakien määräämät säilytysajat).
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö suoramarkkinointiin.
Vastaamme EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen:
Coala Oy
Henkilötietoihin kohdistuva pyyntö / Elina Erkkilä
Kuortaneenkatu 5
00520 Helsinki
elina.erkkila(at)coala.fi
11. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kehittämme palveluitamme jatkuvasti ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.