Kokonaisarkkitehtuuria tulee käyttää, jotta siitä olisi jotain hyötyä. Koska kokonaisarkkitehtuurin tärkeimpiä tehtäviä on tukea ja ohjata organisaation kehitystoimintaa, on sillä yleensä mahdollisia käyttäjiä ja käyttökohteita paljonkin. Käytännössä voi kuitenkin helposti käydä niin, että päädytään vain tuottamaan kasoittain arkkitehtuurikuvauksia ja toivotaan, että kyllä ne hyödyt sieltä syntyvät. Eivät muuten synny, ellei käyttöä ihan tietoisesti edistetä. Vielä pahempi vaihtoehto on, että sorrutaan tekemään arkkitehtuurikuvauksia vain arkkitehtien kesken, jolloin tuotokset jäävät vain pienen porukan iloksi. Seuraavassa vinkkejä siihen, mihin kokonaisarkkitehtuuria kannattaa käyttää ja miten käyttöä voi edistää.
Kokonaisarkkitehtuurin käyttö tarkoittaa kokonaisarkkitehtuurituotteiden ja -palveluiden käyttöä. Tuotteita ovat kaikki arkkitehtuuridokumentaatio, kuten periaatteet, kuvaukset, mallit, roadmapit, jne. Tyypillisiä palveluita ovat projektien arkkitehtuurituki, arkkitehtuurikuvausten katselmoinnit ja päätöksenteon tukipalvelut.
Arkkitehtuurikuvausten käyttö ei yleensä tapahdu itsestään, vaan sitä on tuettava palveluilla. Jos käyttäjällä on arkkitehtuurista vähemmän kokemusta, aukeavat arkkitehtuuriset tuotokset paremmin henkilökohtaisesti selitettyinä.
Mitkä ovat arkkitehtuurin hyödyntämiskohteet?
Luonnollisimmin kokonaisarkkitehtuurille löytyy käyttöä kehityshankkeista ja -projekteista. Kokonaisarkkitehtuurin tulisi tuoda projektille hyödyllistä tietoa, kuten yleiskuvia, riippuvuuksia ja esimerkkejä. Projektit hyötyvät myös valmiista standardeista (esim. käytettävät ohjelmistotuotteet ja alustat) ja ratkaisumalleista (esim. näin meillä toteutetaan järjestelmiin käyttäjähallinta).
Tämä kaikki toimii syötteenä ratkaisuarkkitehtuurille, jonka yhtenä tavoitteena on saada selkeä kuva siitä, miten projektin tuottama ratkaisu asemoituu osaksi organisaation prosesseja, tietojärjestelmiä, teknologioita, jne. Näin esimerkiksi projektin laajuuden, riippuvuuksien ja riskien määrittely helpottuu ja vältytään jatkossa suuremmilta yllätyksiltä.
Hyödyntämiskohteita on paljon muitakin. Kokonaisarkkitehtuuri tarjoaa tietoa muun muassa IT-palvelunhallintaan sekä järjestelmä- ja projektisalkunhallintaan. Sopivat kokonaisarkkitehtuurikuvat toimivat hyvin tarjouspyyntöjen liitteinä. Henkilötietojen käsittelyn voi kuvata kokonaisarkkitehtuurin keinoin, ja täyttää siten tietosuoja-asetuksen vaatimukset tältä osin.
Kuinka edistää hyödyntämistä?
Hyödyntämistä edistää parhaiten aktiivinen osallistuminen. Kokonaisarkkitehtien kannattaakin tunkea mukaan hankkeiden ja projektien aloituskokouksiin sekä esimerkiksi tietohallinnon päätöksentekoelimiin. Vaikuttaa voi epävirallisesti (esim. käytäväkeskustelut, politikointi) tai virallisemmin (esim. kokonaisarkkitehtuuri mukaan kehittämisen toimintamalliin).
Käytön tulisi tapahtua tarpeeksi aikaisessa vaiheessa. Jos suunnitelmat ja päätökset on jo tehty, on niihin vaikuttaminen vaikeaa.
Mistä sitten voi löytää organisaatiostaan arkkitehtuurin käyttäjiä ja käyttötarkoituksia? Hyvä tapa tähän on perinteinen sidosryhmäanalyysi. Käy ensin läpi organisaatiosi kehitystoiminnot (esim. projektinhallinta, IT-palvelunhallinta ja projektisalkunhallinta) ja mieti, mitä kokonaisarkkitehtuuri voisi näille tarjota. Tunnista sitten muut mahdolliset sidosryhmät, esimerkiksi liiketoimintajohdon edustajat. Kokonaisarkkitehtuuri voi tarjota hyödyllistä tietoa melkein minne vaan, missä tapahtuu suunnittelua ja päätöksentekoa.
Kokonaisarkkitehtuurin käyttöä kannattaa harjoitella ja ”ajaa sisään” organisaatioon pilottiprojekteissa. Käynnistä projekteja, joissa tuotetaan tiettyjä arkkitehtuurituotteita, joille on suoraan konkreettinen käyttötarkoitus ja tilausta. Viesti onnistumisista.
Kannattaa myös muistaa, että saatavilla olevia kokonaisarkkitehtuurituotteita ja -palveluita ei voi koskaan mainostaa organisaatiossa liikaa.
Kirjoitus on osa blogisarjaa, jossa tarkastellaan kokonaisarkkitehtuurin hyötyjen syntymiseen vaikuttavia asioita ja hyötyjen mittaamista.