Ymmärrätkö, mistä kokonaisarkkitehtuurin hyödyt syntyvät?

Kokonaisarkkitehtuurityö alkaa olla peruskauraa ainakin suuremmissa organisaatioissa. Mutta tiedätkö, tuottaako kokonaisarkkitehtuurityö organisaatiossasi oikeasti hyötyjä ja mikä hyötyjen saamista voisi edesauttaa? Tässä kirjoituksessa käsitellään kokonaisarkkitehtuurin hyötyjen syntymiseen vaikuttavia asioita, uusimman tutkimustiedon ja käytännön kokemusten valossa.

Kirjoitus on osa blogisarjaa, jossa tarkastellaan kokonaisarkkitehtuurin hyötyjen syntymiseen vaikuttavia asioita ja hyötyjen mittaamista.

Kokonaisarkkitehtuurityötä tehdään Suomessa ja maailmalla useammissa organisaatioissa kuin koskaan. Varsinkin suuremmissa yrityksissä ja julkishallinnosta on lähes poikkeuksetta ainakin löydettävissä vastuita, toimintamalleja ja dokumentaatiota kokonaisarkkitehtuuriin liittyen. Julkishallinnossa kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen on jopa säädösteitse velvoitettu, jo vuodesta 2010 lähtien.

Mutta mitä on saatu aikaan? On olemassa organisaatioita, joissa kokonaisarkkitehtuurin dokumentoinnissa on päästy suhteellisen pitkälle ja arkkitehtuurin hyödyntäminen on osa jokapäiväistä toimintaa. On kuitenkin olemassa vielä useampia organisaatioita, joissa konkreettisia saavutuksia saa hakea.

Näissä organisaatioissa suurin osa henkilöstöstä, ylin johto mukaan lukien, ei ehkä ymmärrä arkkitehtuuria tai sen merkitystä. Arkkitehtuurin hyödyntäminen ei myöskään vain tunnu ”tarttuvan” edes IT-kehitykseen, tai se nähdään turhana ylimääräisenä kuormana projektityön kannalta. Toisaalta arkkitehteja voidaan syyttää siitä, että he keskittyvät vain piirustelemaan omissa kammioissaan – mutta vaikka näin olisikin, on sieltä kammiosta ehkä saatu aika vähän valmista dokumentaatiota ulos, varsinkin julkiseen jakeluun (hyviä poikkeuksiakin löytyy, ks. esim. http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-302-531-8).

Ehkä on keskitytty liikaa miettimään kokonaisarkkitehtuurin hallintamallia, viitekehyksiä ja välineitä – lopputulosten kustannuksella.

Jos tilanne kuulostaa tutulta, miten lähteä parantamaan sitä? Ensimmäinen askel on ymmärtää kokonaisarkkitehtuuritoiminta, no, kokonaisuudessaan. Mitä kaikkea tekemistä kokonaisarkkitehtuuriin liittyy, mikä vaikuttaa mihinkin ja mitä kautta kokonaisarkkitehtuurin hyödyt syntyvät?

Kokonaisarkkitehtuurista voidaan tunnistaa seuraavat osa-alueet:

• Kokonaisarkkitehtuuriprosessit. Kokonaisarkkitehtuuri tuotetaan prosesseissa, kuten moni muukin tekeminen organisaatiossa. Tähän kuuluu kaikki kokonaisarkkitehtuurin tuottamiseen ja hallintaan liittyvät tehtävät ja näiden tekemisessä tarvittavat asiat (esim. menetelmät, työvälineet ja resurssit). Ovatko esimerkiksi viitekehykset, menetelmät ja välineet tarkoitukseen sopivia ja laadukkaita? Osallistuvatko sidosryhmät arkkitehtuurityöhön? Ovatko käytössä olevat resurssit (esim. työ, osaaminen, raha) riittäviä?
• Kokonaisarkkitehtuurituotteet ja -palvelut. Tuotenäkökulmasta kokonaisarkkitehtuuri on dokumentaatiota, kuten arkkitehtuuriperiaatteet, nykytilan ja tavoitetilan kuvaukset, jne. Lisäksi voi olla erilaisia arkkitehtuuripalveluita, kuten projektien arkkitehtuurituki ja arkkitehtuurikatselmoinnit. Minkälaista valmista (ts. katselmoitua, viimeisteltyä ja hyväksyttyä) arkkitehtuuridokumentaatiota on olemassa? Mitä tukea arkkitehtuurin hyödyntämiseen liittyen voidaan tarjota ja on ehkä jo tarjottukin (esim. projekteille)?
• Kokonaisarkkitehtuurituotteiden ja -palveluiden käyttö. Tuotteita ja palveluita pitää käyttää, että niistä olisi jotain hyötyä. Potentiaalisia käyttäjiä voi olla paljonkin. Käyttöä voi ymmärtää esimerkiksi yksinkertaisilla kysymyksillä, kuten miksi käytetään (käytön tavoitteet), mitä käytetään (käytetyt tuotteet ja palvelut), kuka käyttää (käyttöön osallistuvat sidosryhmät) ja milloin käytetään (käytön ajankohta suhteessa esim. projektin elinkaareen).
  Sosiaalinen ja kulttuurinen ympäristö. Miten kokonaisarkkitehtuuriin suhtaudutaan organisaatiossa? Ollaanko kenties jo jouduttu siihen pisteeseen, että kokonaisarkkitehtuuri on kirosana? Onko kokonaisarkkitehtuurityöllä ylimmän johdon tuki?
• Syntyneet hyödyt. Mitä hyötyjä nimenomaan kokonaisarkkitehtuurista on saatu? Ovatko sidosryhmät kokeneet arkkitehtuurituotteet ja -palvelut hyödyllisiksi? Onko jotain saatu jopa viivan alle, esimerkiksi projekteissa?

Kokonaisarkkitehtuurityön kehittämisen pohjana on toiminnan analysointi näistä näkökulmista. Esimerkiksi vastaamalla kysymyksiin mitä on konkreettisesti saatu aikaan ja mitä olisi voitu tehdä paremmin, saadaan kuva siitä, missä pahimmat kipupisteet ovat. Tämän kautta voidaan lähteä kehittämään toimintaa kullakin osa-alueella.

Kannattaa myös huomioida osa-alueiden keskinäiset riippuvuudet. Erityisesti kokonaisarkkitehtuurituotteiden ja -palveluiden käyttö on kriittistä hyötyjen syntymisen kannalta. Luonnollisesti myös tuotteiden ja palveluiden pitää olla kunnossa, että on mitä käyttää. Sitä varten taas prosessiasioiden tulee olla hoidettuna tarpeeksi hyvin. Myös henkilöstön suhtautuminen kokonaisarkkitehtuuriin kertoo paljon siitä, millaiset mahdollisuudet työssä jatkossa on onnistua.

Tämän blogisarjan seuraavissa osissa tutustutaan tarkemmin kuhunkin edellä mainituista näkökulmista.

Tutustu väitöskirjaan kokonaisarkkitehtuurin hyötyjen syntymisestä: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-15-3850-6

Kuuntele väitöstilaisuuden lectio (yleistajuinen esitys kokonaisarkkitehtuurin hyödyistä ja hyödyntämisestä): https://soundcloud.com/coalaoy/kokonaisarkkitehtuurin-hyotyjen-syntyminen-lectio-vaitostilaisuudesta