Viisi tietä tuhoon eli miten voit vaikeuttaa kokonaisarkkitehtuurisi onnistumista?

Arkkitehdit eivät ole mitään nynneröitä vaan pitkän linjan ammattilaisia. Monella meistä on takana jopa parinkymmenen vuoden työura, joten matkalla on tullut haasteita vastaan ennenkin. Ei muuta kuin läpi harmaan kiven. Niinpä kokonaisarkkitehtuurissakin kannattaa heti nostaa rima tarpeeksi korkealle ja muutenkin lisätä kulmakerrointa. Kyllä arkkitehti siitä selviää!

1. Kokonaisarkkitehtuuri on kaikille organisaatioille sama

Käydään porukalla TOGAF®-kurssi ja välinetoimittajan peruskurssit. Siitä se lähtee ja eikun sisältöä tuottamaan. Kokonaisarkkitehtuuri on niin hyvin dokumentoitu ”best practise”, että ei meidän kannata lähteä omaa mallia kehittämään. Noudatetaan vaikkapa TOGAF®:ia suoraan.

Peruskurssit ovat luonnollisesti hyvä lähtökohta. Jos pitää TOGAF®-kurssilla korvat auki, siellä kerrotaan, että TOGAF® on sovitettava organisaation/projektin käyttötarpeisiin. Mallinnuskäsikirjan tekemisestä ei kuitenkaan kannata tehdä itse tarkoitusta, vaan miettiä millaisista asioista on eniten hyötyä. Kokonaisarkkitehtuurityön ohjeistamisella (mallinnustapa, hallintamalli) haetaan seuraavia hyötyjä:

  1. Mallintajat pääsevät nopeammin alkuun ja varsinaiseen työhön käsiksi. On asioita, joissa työtapa on itsestään selvä, mutta on asioita, joissa on vaihtoehtoisia tapoja toimia. On kätevämpää, jos vaihtoehtoja on rajattu valmiiksi.
  2. Eri projekteissa syntyvän lopputuloksen pitäisi olla ennemmin samanlaista kuin erilaista. Jo lukijaakin ajatellen ja jotta eri asiat edes teoriassa linkittyisivät toisiinsa.

Molemmat edellä mainitut säästävät selvää rahaa. Ensimmäinen säästää aloituksessa kunkin arkkitehdin aikaa 2-3 työpäivää. Mahdollisesti enemmänkin, jos projektissa halutaan keskustella metodologiasta juurta jaksain. Toinen kohta siirtää kaaoksen muodostumista arkkitehtuurin kuvauskantaan jopa vuosilla eteenpäin, toisaalta tuo mahdollisuuden sille, että yrityksen kokonaisuus on edes jossain vaiheessa analysoitavissa.

2. Perusta kokonaisarkkitehtuurille oma toiminto

Kokonaisarkkitehtuuri on yksi toiminto organisaation tietohallinnossa tai liiketoimintastrategiaa tekevässä yksikössä. Tarvitaan myös uusia arkkitehteja. Arkkitehtien roolikuvaukset ja osaamisvaatimukset löytyvät vaikkapa TOGAF®:sta. Seuraavaksi siis kirjoittamaan rekrytointi-ilmoituksia.

Uusien työtapojen myötä roolit toki muuttuvat. Jos väkimäärä vain lisääntyy, on kokonaisarkkitehtuuritoiminnon käynnistyksessä mennyt jokin pieleen. Arkkitehtuurityö (sekä valmisohjelmistoratkaisut) vähentävät tarvetta perinteisille määrityksille. Lisäksi integrointien tekeminen pitäisi yksinkertaistua sekä niiden määrän järkevöityä. Pitkällä tähtäyksellä myös tulipalojen sammutuksessa tarvitaan vähemmän väkeä. Miten uudet työnkuvat saadaan miehitettyä, onkin sitten toinen juttu. Nuppiluvun pitäisi kuitenkin lähinnä pienentyä, etenkin jos lasketaan tietojärjestelmätoimittajilta ostettavat resurssit mukaan.

3. Kokonaisarkkitehtuuriin kannattaa panostaa kerralla kunnolla

Alussa investoinnit ovat suurimmat, erityisesti jos toteutat vinkin 2 täydessä mittakaavassa. Uudet palkatut henkilöt tuovat tietyn peruskustannuksen – konsultteja unohtamatta. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, oma aikansa menee luonnollisesti erilaisten menetelmien ja välineiden valintaan sekä hallintamallin kuvaamiseen.

Itse asiassa koko asiaa kannattaa ennemmin miettiä pitkällä tähtäyksellä. Kokonaisarkkitehtuuritoiminto on täysissä voimissaan (tai pahimmillaan ensimmäistä kertaa henkitoreissaan) parin kolmen vuoden ikäisenä. Toki alussa voidaan saavuttaa helppoja voittoja, etenkin jos organisaatiossa ei ole aikaisemmin tehty juuri mitään arkkitehtuurisuunnittelua. Kolmen vuoden kohdalla on myös paineita saada tehtyä kokonaisarkkitehtuuria pääpiirteissään omalla porukalla. Usein oman toimen ohella. Älä siis mitoita kokonaisarkkitehtuuria suuremmaksi kuin mitä pitkällä tähtäyksellä pystyt panostamaan. Ylihieno ja yliraskas toiminto on vain kulu ja ajaa kokonaisarkkitehtuurisi pitkällä tähtäyksellä tilanteeseen, jossa sitä ei jakseta enää ylläpitää.

4. Kun lisenssit on ostettu, on välineasia käytännössä hoidettu

Kokonaisarkkitehtuuritoiminto tarvitsee välineen ennemmin tai myöhemmin. Netistä saa mukavasti lisenssit ja on siellä erilaisia ohjeita ja webinaarejakin. Onhan meillä jo joukko arkkitehteja, pääsevätpä työn tekoon kun ostetaan kunnon välineet.

Välinettä valitessa ja ostettaessa on pohdittava organisaation käyttötarvetta. Montako arkkitehtia todellisuudessa tekee mallinnusta? Millainen tarve on ajaa raportteja, entä arkkitehtuurikuvausten lukijat? Lisäksi voi olla joukko käyttäjiä, jotka ylläpitävät tietoja, mutta eivät varsinaisesti mallinna. Prosessien ja järjestelmien omistajat ovat tällaisia.

Lisäksi on sovittava tietyistä käytännöistä, kuten mitä tahansa järjestelmää käyttöönotettaessa. Kokonaisarkkitehtuurivälineestä nimittäin tulee yksi yrityksen tuotantojärjestelmistä. Tätä kutsutaan IT-palvelunhallinnaksi.

Huolimattomasti ostettu ja huonosti hallittu järjestelmä on yritykselle riesa ja vaiva sekä lisäkulu. Arkkitehtuuriväline putoaa helposti tähän kategoriaan. Hallittu käyttöönotto ei ole tiedettä, mutta vaatii tietyn kokemuspohjan.

5. Kun kokonaisarkkitehtuuri on tehty, tiedämme kaikesta kaiken

Kokonaisarkkitehtuurissa kuvataan eri asioiden yhteyksiä toisiinsa, kuten prosessien, tietojen ja tietojärjestelmien. Kun yhteydet ovat kattavasti kuvattu, tiedämme aina mikä vaikuttaa mihinkin. Arkkitehtuurilta voi tarvittaessa kysyä asioita ja vastaus tulee kuin apteekin hyllyltä.

Kannattaa harkita kuinka kattavia sisältöjä ja millä rajauksella kokonaisarkkitehtuuriin tehdään. Kuvauksia nimittäin on ylläpidettävä. Painopiste kannattaa laittaa alueille, joissa tapahtuu eniten muutoksia lähitulevaisuudessa. Koko yrityksen kokonaisuuskin on kuvattava, mutta melko karkea taso riittää. Käytännössä joudutaan tasapainoilemaan kokonaisuuden kuvaamisen ja projektien akuuttien tarpeiden välillä. Projektien on myös koettava hyötyvänsä arkkitehtuurista, joten heille on annettava mahdollisuus tehdä tarvittaessa myös tarkemman tason kuvauksia omiin tarpeisiinsa.

Yllä lueteltuja vinkkejä noudatetaan laajalti. Jos haluat tehdä asiat toisin, tule Coalan kokonaisarkkitehtuurikursseille kuulemaan lisää!

Yhteydenotto