Valmisohjelmistoa valittaessa tehdään usein pitkiä listoja toiminnoista, joita tuotteen pitää sisältää. Tietomalli jää sitä vastoin helposti analysoimatta. Tietomallin analysoinnin ohittaminen lisää merkittävästi hankinnan riskejä, sillä valmisohjelmistoissa on monesti varauduttu hyvin toiminnallisuuksien muokkaamiseen, mutta tietomallin perusrakenteiden muuttaminen saattaa olla jopa mahdotonta. Alle olen kerännyt muutama vinkkejä tietomallin kuvaamisesta ja analysoinnista.
Jos organisaatiossasi on tehty kokonaisarkkitehtuurityötä jo jonkin aikaa, voi olla, että tarvitsemasi liiketoiminnan käsitemalli löytyy valmiina. Muussa tapauksessa joudut tuottamaan sen valintaa varten.
Liiketoiminnan käsitemalli kuvaa tiedot ja termit juuri sellaisina kuin liiketoiminta ne ymmärtää ja käyttää. Terminologia on toimiala- ja jopa organisaatiokohtaista. Esimerkkejä hyvistä liiketoimintakäsitteistä ovat muun muassa kotitalousasiakas, yritysasiakas, tarjous, liittymäsopimus. Osapuoli ja transaktio ovat puolestaan käsitteistä, jotka ovat tyypillisesti liian abstrakteja. Lisäksi on varottava saastuttamasta käsitemallia tietojärjestelmien sisältämillä teknisillä termeillä, joita liiketoiminta ei käytä.
Karkean tason käsitemalli riittää tässä vaiheessa, joten attribuuttien listaaminen ei ole tarpeen. Käsitteiden väliset suhteet ovat sitä vastoin mielenkiinnon keskipisteessä. Esimerkiksi tieto, että tarjouksen ei tarvitse liittyä yhteenkään asiakkaaseen, voi olla hyvinkin merkittävää tuotevalinnan kannalta. Koska käsitteiden väliset suhteet ovat analyysin kannalta oleellisia, ei pelkkä luettelo tarvittavista tiedoista riitä.
Tämän jälkeen onkin vuoro analysoida, kuinka hyvin kunkin valmisohjelmiston tietomalli täyttää liiketoiminnan tarpeet. Vertailua vaikeuttaa usein se, että tuotteesta ei ole saatavilla tietomallia tai saatavilla oleva tietomalli on niin yksityiskohtainen ja tekninen, ettei siitä ole juurikaan hyötyä. Mikä avuksi? Käytännössä ainoaksi vaihtoehdoksi jää valmisohjelmiston tietomallin kuvaaminen itse. Sen voi tehdä esimerkiksi kokeilemalla valmisohjelmistoa ja tunnistamalla tiedot käyttöliittymän perusteella.
Nyt sinulla on siis kaksi tietomallia. Yksi omasta liiketoiminnastasi ja toinen valmisohjelmistosta. Ota ne vierekkäin ja vertaa vastaavatko ne riittävissä määrin toisiaan. Tunnista valmisohjelmiston tietomallin puutteet sekä kohdat, joissa ne tarjoavat enemmän kuin liiketoiminta tarvitsee.
Puutteiden kriittisyys riippuu pitkälti siitä, missä kohtaa puutteet ovat sekä tuotteen muokattavuudesta. Itse luokittelen tuotteet neljään kategoriaan niiden tietomallin muokattavuuden suhteen:
- Jäykät tuotteet eivät mahdollista minkäänlaista rakenteellisia muutoksia tietomalliin. Usein jäykkyys johtuu myös siitä, että tuotteen valmistaja ei suostu tekemään mitään muutoksia.
- Räätälöitävissä tuotteissa tietomallia ei ole suunniteltu muutettavaksi, mutta tuotteen valmistaja on valmis tekemään asiakaskohtaisia versioita.
- Parametroitavat tuotteet on suunniteltu alkujaan tietyssä määrin muokattaviksi ja tuotteen tietomalliakin voidaan parhaassa tapauksessa säätää suunnitelluissa rajoissa.
- Alustatyyliset tuotteet mahdollistavat parametroinnin lisäksi myös täysin uusien käsitteiden ja käsitteiden välisten suhteiden luomisen. Yleensä näissäkään tuotteissa ei pysty muuttamaan tiettyjen ydinkäsitteiden keskinäisiä suhteita ja käyttötarkoitusta.
Jäykkien ja räätälöitävien tuotteiden kohdalla merkittävät erot liiketoiminnan käsitemallin ja tuotteen tietomallin välillä ovat kriittisiä ja johtavat usein valmisohjelmistoehdokkaan hylkäämiseen. Jos kuitenkin päätät räätälöidä tuotetta, niin muista pitää muutokset niin pieninä, ettei tulevat versiovaihdokset vaarannu sen takia. Parametroitavien ja alustatyylisten tuotteiden kohdalla puutteita pystytään joskus paikkaamaan asetuksia muuttamalla tai uusia käsitteitä ja suhteita luomalla.
Yksi onnistuneen valmisohjelmistovalinnan keskisimmistä työvaiheista on tietomallin rakenteellinen analysointi. Analyysin pohjaksi tarvitset liiketoiminnan käsitemallin sekä kunkin tuotteen karkean tason tietomallin. Analyysi tehdään vertaamalla käsitemallia tuotteiden tietomalleihin. Jos erot ovat pieniä, kannattaa analysoida, voidaanko niiden kanssa elää tai voidaanko tuotteen tietomallia muuttaa. Jos erot ovat suuria, niin tuote on todennäköisesti syytä unohtaa. Ja joskus käy niinkin, että markkinoilta ei vain löydy sopivaa valmisohjelmistoa. On kuitenkin parempi tehdä kipeätkin päätökset tässä vaiheessa, kuin kärsiä epäsopivasta ohjelmistosta vuosia tai vuosikymmeniä.
Jos haluat kuulla lisää onnistuneesta valmisohjelmistovalinnasta, osallistu tiistaina 18.9.2018 klo 9-10 pidettävässä ilmaiswebinaarissa. Ilmoittaudu täällä http://https://www.oppia.fi/webinars/valmisohjelmisto