Vakuuttava webinaari kohtuullisella työmäärällä

Webinaarit voivat parhaimmillaan olla merkittävä osa organisaation sisältömarkkinointia. Sitä ne ovat myös Coalalle. Olemme pitäneet webinaareja säännöllisesti jo vuodesta 2017 alkaen. Tähän mennessä niitä on kertynyt jo kuutisenkymmentä. Webinaarien pitäminen alkaa olla meille siis rutiinia. Webinaarit eivät myöskään vie ylettömästi työaikaa – joka konsultilla on useimmiten pois laskutettavasta työstä. Lue tästä jutusta, miten webinaarin suunnittelu ja toteutus hoituu tehokkaasti!

Miksi pitäisi pitää webinaari?

Webinaarit ovat hyvä tapa tuoda esille omaa ja organisaation osaamista. Esityksen pitäminen kalvosettiin tukeutuen on useimmille tuttua – toisin kuin vaikkapa puhuminen podcastissa tai esiintyminen kameralle ilman kalvoja. Esiintyminen etänä on myös nykypäivänä peruskauraa. Webinaari on siis parhaimmillaan hyvä ja kohtuullisen vaivaton tapa tehdä sisältömarkkinointia.

Webinaarin pitäminen ei sovi kaikille

Jos ei satu olemaan yksinyrittäjä, tulee eteen tietysti se kysymys, keiden organisaatiossa kannattaa pitää webinaareja. Coalassa periaatteena on, että kaikki kokeilevat sitä ainakin kerran. Joillain se jää yhteen kertaan – yleensä lähinnä siitä syystä, että tällainen esiintyminen ei tunnu itsestä luontevalta.

Useita vuosia tehtailimme webinaareja lähinnä kolmen coalan voimin. Tällöin jokainen piti jopa neljä webinaaria vuodessa! Nykyään joukkoon on liittynyt kaksi uutta innokasta webinarinpitäjää.

Laita webinaari tarjolle ajoissa

Webinaarien suunnittelu ja aikataulutus käy rutiinilla. Tämä lähtee liikkeelle siitä, kun Elina kyselee puolivuosittain kultakin webinaarien aiheet ja kuvaukset. Webinaarimme tulevat tyrkylle Oppia.fi -alustalle, jonne tarvitaan ajoissa webinaarin ajankohta, nimi, kuvaus ja muita tietoja. Näin webinaarimme tulevat tarjolle viimeistään kuukautta ennen niiden pitoajankohtaa.

Aiheita mietimme useimmiten yhdessä, jotta päällekkäisyyksiltä vältytään. Tai sitten Anna ehdottaa kullekin sopivia aiheita. Useimmiten sovimme myös yhteisen teeman kullekin kaudelle. Kun aiheet on lyöty lukkoon, keksii kukin webinaareilleen myyvät nimet ja kuvaukset. Tämä ei vie ylenmääräisesti aikaa – webinaarin kuvauksen voi kirjoittaa vaikkapa julkisissa puolen tunnin matkan aikana. Itse pyydän usein teksteihin kommentit Coalan viralliselta copywriteriltä eli Annalta.

Kun webinaari on kalenteroitu ajoissa, saa tästä kätevästi deadlinen, johon mennessä esitys pitää raapia kasaan. Yleensähän tämä tehdään viime tingassa ja aikaisintaan ehkä paria viikkoa aikaisemmin.

Valitse tuttu ja spesifi aihe

Webinaaria varten ei kannata alkaa perehtyä itselle uuteen aiheeseen. Kannattaa ennemmin valita aihe, jonka tuntee hyvin ja josta itsellä on paljon sanottavaa. Näin webinaarin valmistelun työmäärä pysyy kohtuullisena. Omaa ja organisaation valmismateriaalia saa ja pitää kierrättää, mutta tietysti esityksessä pitää olla ainakin yksi uusi pointti (ja kannattaa myös muokata muiden tekemät kalvot omaan tyyliisi sopiviksi). Itse käytän webinaarin valmisteluun työaikaa puolesta päivästä päivään.

Jotkut lähtevät pitämään webinaariaan vaikkapa keskimääräiselle LinkedInin käyttäjälle ja yrittävät siten saada suurempaa yleisöä. Tämä ei kuitenkaan ole meidän tapamme. Meitä ei haittaa, vaikka webinaarin aihe olisi hyvinkin spesifi. Monet webinaarimme on tarkoitettu arkkitehdeille ja sisältävät siten hard core -arkkitehtuuriasiaa. Niihin osallistujien määrä usein vain muutamia kymmeniä. Hyödynnämme toki joskus ajankohtaisia aiheita (aikaisemmin esimerkiksi tiedonhallintalaki ja tietosuoja-asetus), jotka saattavat houkutella lisää kuulijoita.

Spesifit, konkreettiset ja esimerkein varustetut esitykset ovat sisältömarkkinointina vakuuttavampia kuin ”muutos ei ole koskaan ollut yhtä nopeaa” -tyyppiset suurempaa yleisöä kosiskelevat puheet (joita näkee esimerkiksi plenary-esityksinä seminaareissa). Webinaarin pitäminen on enemmän kuin kannattavaa, jos sen kautta yksikin potentiaalinen asiakas kiinnostuu palveluistamme. Silloin tällöin kuulemme organisaatioista, joiden arkkitehdit ovat kuunnelleet liki kaikki Coalan webinaarit.

Millainen webinaariesitys on hyvä?

Esiintymisestä ja kalvosettien valmistelusta on olemassa tuhottomasti materiaalia, samoin erilaisista webinaarialustoista, joten en käsittele näitä tässä. Otan kuitenkin esille muutamia pointteja, jotka olemme havainneet tärkeiksi omissa webinaareissamme.

Esitys kannattaa valmistella itse yksilötyönä, jotta oma persoonallinen otteesi näkyy. Näin kalvosetti myös istuu esitykseesi luontevasti. Missään nimessä esityksen sisältöä ei kannata suunnitella usean henkilön komiteamietintönä (erityisesti se kannattaa tehdä salassa viestintä-, markkinointi- ja lakiosastoilta) – näin vain vesität esityksesi. Mutta pyydä ilman muuta kommentit lähes valmiiseen esitykseen joltakin luotetulta kollegalta. Yleensä näin esityksestä tulee parempi.

Esiintymistyylistä tärkein neuvo on, että esitys kannattaa pitää kuin yksittäiselle kuulijalle. Kuulijan pitää kokea, että puhut juuri hänelle. Webinaari on siis tyyliltään kuin hyvä radio-ohjelma – ei yliopiston massaluento.

Ota esitykseen mukaan myös webinaariavustaja, joka voi kerätä yleisökysymyksiä ja ottaa ohjat, jos sinulle esiintyjänä tai osallistujille tulee teknisiä haasteita. Olisin itse tarvinnut avustajaa, kun yhtäkkiä iskenyt Windowsin pakkopäivitys katkaisi mikrofonini toiminnan. No, siitä lähtien emme ole pitäneet yhtään webinaaria ilman nimettyä avustajaa (varmista, että avustajalla on esiintymisoikeudet käyttämälläsi webinaarialustalla). Anna piti yhden webinaarin siten, että puhelin toimi mikrofonina – hätä keksii keinot.

Tekniikkapuolella ei tarvita mitään kovin ihmeellistä. Laadukas kuuloke-mikrofoniyhdistelmä riittää. Studiomikrofonia ei tarvita, mutta älä myöskään yritä käyttää läppärin omaa mikrofonia. Nettiyhteyden katkeamisen varalta kannattaa olla jokin järjestely (useimmilla on, kännykän kautta). Kannattaa myös kertoa muille työtilassasi liikkuville, että pidät webinaaria, jolloin häiriöitä on vähemmän.

Webinaarinkin pitämiseen rutinoituu. Meiningistä tulee sitä rennompaa (ja yleensä kuulijoille mukavampaa), mitä enemmän webinaareja pidät. Kannattaa siis ehkä kokeilla webinaarin pitämistä toisenkin kerran.

Katso Coalan syksyn 2021 webinaarit, tai kaikkien aikojen suosikit

Yhteydenotto