Tieto on valtaa

Informaatio ja sen käsittely on hyvin erilaista kuin nuoruudessani, silti kiistatta tieto on valtaa. Aikojen muuttumisen huomaa helpoiten kirjoista ja elokuvista. Kun lukee jotain 20 vuotta sitten kirjoitettua, tulee vastaan yksityiskohtia, jotka pistävät silmään. Itse asiassa sama näkyy uudemmissakin kirjoissa, jos kirjailijan tuotteliain aika on ollut 20 vuotta sitten. Jäähdytellessä harva enää uudistuu, vaan ajautuu helposti noudattamaan vanhaa kaavaa.

Näin hiihtolomaa aloitellessa on rentouttavaa miettiä, mitkä asiat ovat muuttuneet ja mitkä pysyneet samoina. Näistä voi poimia painopisteitä arkkitehtuurianalyysissä käsiteltäväksi.

Tietojen poistaminen ja korjaaminen on hankalampaa kuin luominen

Aina kun hyväksyn laskuja taloushallinnon ohjelmassamme hymyilen itsekseni ajatellessani niitä elokuvia, joissa virkavallan koputellessa ovelle yrittäjä työntää hiki päässä kirjanpitoa silppuriin. Meidän taloushallinnon ohjelmasta se toiminto puuttuu, en ole ainakaan huomannut siellä ”tuhoa kirjanpito”-painiketta. Digitaalisena aikana tietojen poistaminen onkin suurempi haaste kuin koskaan. Tietojen löytämistä toki vaikeuttaa tietojen suuri määrä, mutta on hankala olla varma siitä, että jokainen tiedon murunen on poistettu viimeisestäkin varmuuskopiosta.

Ongelmahan ei tule vastaan ainoastaan tietoja poistettaessa vaan myöskin korjattaessa. Kun asiakkaan osoite on kertaalleen kirjoitettu väärin ja monistettu useampaan paikkaan, on sen korjatuksi saaminen melkoisen työn takana.

Reaaliaikaisuus on oletus

Toinen esimerkki näistä kirjakömmähdyksiä ovat ne juonirakenteet, jotka perustuvat siihen, että päähenkilöt eivät tavoita toisiaan, vaan jättävät viestejä toistensa vastaajiin. Nykyään kaikki ovat yhteydessä kaikkien kanssa, sosiaalisessa mediassa jopa tehokkaammin kuin puheluiden avulla olisi mahdollista. Juonirakenteeksi sopiikin nykyisin paremmin tietojen vuotaminen väärille tahoille, kuin ongelmat välittää niitä.

Mennäänpä taas arkkitehtuuriin. Toiminnalliset syyt määräävät sen, mitä tahtia tiedot valmistuvat ja vahvistuvat. Tästä seuraa väistämättä se, että osa tiedoista on reaaliaikaisempaa kuin osa. Se on minusta itse asiassa kaikkein hämäävintä. Joskus toivoisin käyttöliittymiin jopa pääkallon kuvia tai muita varoitusmerkkejä, jos sisältö on yli kuukauden vanhaa, jotta se erottuisi helpommin.

Parempi informaatio, tehokkaampi toiminta

Usein informaation yhteydessä puhutaan päätöksenteosta, mutta otetaanpa tällä kertaa esille muu toiminta. Moni perustekeminenkin hyötyisi paremmasta tiedosta. Paljonko aikaa kuluu erilaisten asioiden selvittelyyn ja varmisteluun? Paljonko aikaa voitaisiin säästää siirtymällä suoraan oikein mitoitettuihin toimenpiteisiin? Voisiko elokuvan sankari todetakin ”I was better informed”?

Potilaat tulevat harvoin sairaalaan valmis diagnoosi vatsansa päällä, eivätkä rikollisetkaan lampsi poliisiasemalle todisteet repussaan. Täydelliseen utopiaan tuskin päästään. On kuitenkin tietoa, joka on jo olemassa, mutta sitä ei saada hyödynnettyä. Vastikään oli tutkittu, kuinka usein lääkärit teettävät samoja tutkimuksia uudestaan. Siis sellaisia, jotka oli tehty jo edellisessä hoitopaikassa. Näiden poistaminen olisi selvä säästön paikka.

Tiedon luotettavuus ja muuttumattomuus on oleellista

Reilut parikymmentä vuotta sitten, kun verkkopankki oli uusi keksintö, katselin omasta verkkopankistani summaa ”lainojen kokonaismäärä” ja huomasin, että opintolainani puuttui sieltä. Asiaa tiedustellessani sain ensin sen perinteisen ”pitäisihän sinun ymmärtää, että korkotukilainat eivät ole näissä mukana”-vastauksen, mutta otettiin kommenttini lopulta kehitysehdotuksena vastaan. Asian korjaamiseksi ei tietenkään tarvitse saada siirrettyä korkotukilainoja samaan järjestelmään, vaan avuksi riittää, että selvästi kerrotaan niiden puuttumisesta.

Minimitaso luotettavuutta on tietysti se, että tieto on ylipäänsä oikein. Tietoja on yleensä sen verran paljon, että ne esitetään summina ja yhteenvetoina. Silloin ymmärrys siitä, mitkä tiedot ovat mukana ja mitkä eivät, on oleellista.

Muuttumattomuuden uhka on se, että tietoa joudutaan käsittelemään. Joko yhteenvetoja tehtäessä tai jopa sisältöä korjattaessa. Jos mistään ei näe, mikä tieto on alkuperäistä tietoa ja mikä jollain tavalla tulkittua ja korjattua, aletaan olla jo melkoisissa ongelmissa. Onko myyntilaskuissa jo huomioitu Mutikaiselle annettu hyvitys? Ja onko myyntiennuste taas Huikkasen ylioptimistinen arvio?

Suosittelen hiihtolomaksi muillekin rentouttavia lukemisia ja tyhjänpäiväisiä televisiosarjoja. Amerikkalaisen sarjamurhaajan metsästyksessä arkkitehdin arki unohtuu. Salaliittoteoriat on toinen hyvä aihe. Ei ole pelkoa, että kosketuspintaa arkipäivään löytyy. Hauskaa lomaa!

Yhteydenotto