Julkista sektoria koskeva tiedonhallintalaki täyttää pian kuusi vuotta. Laki korvasi aiemman tietohallintolain, mikä velvoitti tekemään kokonaisarkkitehtuuria. Kokonaisarkkitehtuurin kuvausvelvoitetta yksinkertaistettiin, mutta samalla lisättiin tiedon hallintaan liittyviä vaatimuksia koskien tietoturvaa, säilytysaikoja ja tiedon elinkaaren hallintaa.
Lain soveltamista ohjaava Suositus tiedonhallintamallista oli ilmestyessään melko pikaisesti kirjoitettu. Vuonna 2024 suositusta päivitettiin ja nyt se on paljon ohjaavampi kuin aikaisemmin. Osa sen liitteistäkin koki suuren muodonmuutoksen, merkittävimmin Suositus muutosvaikutusten arvioinnista.
Mikä muuttui? Tavallaan ei mikään, pysyihän laki samana. Suositus vain ehdottaa tavan toteuttaa lain vaatimukset. Suositus on siis ohjaava ja sitä ei tarvitse ottaa kirjaimellisesti. Aika työlästä olisi kuitenkin pelkän lain pohjalta tehdä kokonaan oma soveltamistapa. Onko suositus suora työohje tai jopa ”keittokirja” tiedonhallintamallin tekemiseen? Ei. Liikkumavaraa löytyy, mm. sisällön tarkkuustason suhteen ja toteutustavan valinnassa. Osa organisaatioista tekee tiedonhallintamallia kokonaisarkkitehtuurin osana, osa Excelillä. Useimmiten käytössä on hybridimalli, jossa sisältöjä on sekä mallinnusvälineessä että liitedokumenteissa.
Monella organisaatiolla on ollut haasteita perusasioissa, eli jonkinlaisen sisällön tuottamisessa vaikkapa tarjolla olleeseen Excel-pohjaan. Jos se vielä jotenkin onnistui, niin ylläpitokierroksella kohosi hiki otsalle. Aiemman version täyttänyt henkilö on vaihtanut työtehtäviä ja ylläpidettävä sisältö tuntuu vieraalta. Mistä nämä toimintaprosessit on saatu, kun prosessikarttamme näyttää nykyään kovin erilaiselta? Onko tietoaineistoissa huomioitu uuden toiminnanohjausjärjestelmämme vaikutus? Tiedonhallintamallissa luetellut tietojärjestelmätkään eivät enää ole ajan tasalla. Onko tämä koko revohka aloitettava jälleen kerran alusta?
Tiedonhallintalautakunta tekee tänäkin syksynä arviointeja, eli pyytää selvityksiä tiedonhallintalain noudattamisesta. Onko tiedonhallintamalli tehty ja ylläpidetty? Entä onko muutosvaikutuksen arviointeja? Miten ne on dokumentoitu?
Niin kauan kuin tiedonhallinnan velvoitteiden täyttäminen on irrallaan muusta toiminnasta, sisällön ylläpidon tuska tuskin helpottaa. Onko tästä tietä ulos? Jos organisaatiolla on kokonaisarkkitehtuuria, täyttyy osa tiedonhallintalain vaatimuksista suoraan sillä. Kokonaisarkkitehtuurin ei tarvitse edes olla kovin hienoa tai tarkkaa, tiedonhallintamalliksi riittää ”karvalakkiversio”. Lisäksi se toimii hyvänä pohjana ICT-projekteille ja moneen muuhunkin tarkoitukseen.
Muutosvaikutusten arviointi taas kannattaa kiinnittää kehittämisen malliin. Eli arvioida hyvissä ajoin tulevaa muutosta ja sen vaikutuksia. Onko tämä vain turha lisätyö? Jos muutoksen vaikutuksia prosesseihin, tietoihin ja tietojärjestelmiin ei tunneta, voiko työlle antaa käynnistysluvan? Tiedonhallintamalli-tyyppinen analyysi on karkea ja siitä syystä varsin nopea tehdä. Sen tekeminen on aivan varmasti halvempaa kuin ICT-projektien aikaiset yllätykset.
Miten Coala voi auttaa tiedonhallintalain vaatimusten täyttämisessä? Tiedonhallintamallin kuvausvaatimukset voidaan täyttää useilla tavoilla - autamme valitsemaan organisaatiollesi sopivan tavan, olemassa olevia kuvauksia ja materiaaleja hyödyntäen. Nostamalla organisaatiosi osaamistasoa saamme kytkettyä tiedonhallintamallin ja kokonaisarkkitehtuurin yhtenäiseksi kokonaisuudeksi vähentäen ylimääräistä työtä. Koulutamme myös miten muutosvaikutusten analyysit otetaan osaksi kehittämisen mallia ja esittelemme sisältöjen (KA ja THM) jatkuvan ylläpidon parhaat käytännöt.