Näin kuukauden vaihtuessa tulee pienessäkin yrityksessä silmäiltyä talouden tunnuslukuja. Tiedon laatu on ensimmäinen asia, joka tulee mieleen. Päätöksenteossa tarvittava tieto on mielestäni laadukasta, jos se on riittävän reaaliaikaista, siinä ei ole virheitä ja ymmärrän sen sisällön. Miten nämä asiat toteutuvat? Arviotani värittää kyllä ennemminkin arkkitehdin silmälasit kuin taloushallinnon ammattilaisen. Toisaalta olen mielestäni melko tyypillinen yrittäjä. Sellainen, joka haluaa lähinnä tietää meneekö firmalla hyvin vai huonosti.
Vaihdoimme kirjanpitotoimiston toiseen, koska halusimme sähköisempään ja reaaliaikaisempaan seurantaan. Reaaliaikaisuuden vaatimus on nykyisin aika suuri. Olettaisin, että muillakin kuin meillä. Meidän alallamme on tyypillistä, että positiivinen tuloskehitys on tiedossa 2 kk ennen kuin se näkyy laskuilla ja 3 kk ennen kuin se näkyy tilillä. Jos tähän lisätään vielä paperinen kirjanpito päälle, on lopputulos se, että kirjanpidosta tuleva raportti on niin vanhaa historiatietoa, että sen voi siirtää suoraan yrityksen museo-osastolle.
Jotain parannusta saavutimme, mutta emme ihan sitä mitä odotan. Ohjelmiston syövereissä ovat meidän kaikki osto- ja myyntilaskumme. Käsittääkseni suurin osa niistä on jo tiliöitykin valmiiksi. Ymmärrän kyllä, että tarvitaan vielä joitain ihmisen tekemiä toimenpiteitä ennen kuin kuukauden kirjanpito on valmis, mutta miksei kuukauden tulosta voi näyttää vaikkapa ennusteena sitä ennen? Ei se meidän firmassa olisi kuin korkeintaan 100 euroa erilainen kuin lopullinen. Nyt kuukauden tulos ilmestyy näkyviin 2-3 viikkoa jälkikäteen.
Tuo pari viikkoa ei kyllä tekisi kesää talvea, sillä ilman myynnin ennustamista tieto on edelleen liian vanhaa. Koska olemme pieni yritys, kolleegani Petteri laskee sen edelleen excelillä, sillä samalla kuin paperisen kirjanpidon aikaan. Voisimme toki ostaa ties mitä ohjelmistoratkaisuja myynnin seurantaan, mutta edelleenkään en ymmärrä eikö kirjanpitoon voisi lisätä edes pientä ennustuskomponenttia. Asiakkaiden nimet ja kunkin kohdalle paras arvaus tulevien kuukausien laskutuksesta. Se muuttaisi tilanteen jo aivan toiseksi. En minä halua tähän mitään räätälöityä raportointiratkaisua. En ennen kuin joku osaa selittää eikö aika moni muukin pieni yritys tarvitsisi juuri tälläistä toiminnallisuutta.
Emme siis saavuttaneet kovinkaan kummoista reaaliaikaisuutta, mutta pääsimmepä papereista eroon. Onhan sekin jotain. Miten suuremmat yritykset ratkaisevat tämän asian? Epäilen, että joissain niistä on lauma kontrollereita pyörittämässä exceleitä ja sähköposti viuhuu, kun kysellään myynnin ennusteita.
Lähdetään seuraavaksi katsomaan tietosisältöä. Onhan siellä joitain yhteenvetoja, vaikka tiedot voisivat olla tuoreempiakin. Muutama tieto on liki reaaliajassa. Pankkitilin saldo on edellisenä yönä siirretty. Vilkaisen tilin saldoa ja totean, että ennen palkanmaksupäivää olisi mukava saada vielä jokunen maksusuoritus tilille. Paljonkohan niitä on tulossa? Avoimia myyntisaamisia on jopa enemmän kuin odotin. Syykin selviää helposti. Avoin myyntisaaminen voi olla tilassa A, B tai AB. Meillä ne sattuvat olemaan tilassa AB. Kun myyntisaatavat esitetään sekä rivillä A että rivillä B ja lasketaan rivit yhteen, on lopputulos tuplasti se mitä piti. En olisi huomannut tätä, mutta huomioni herätti se, että rivin A ja B summat olivat sentilleen samat. Se ei voinut olla sattumaa. Kyse on toki yksinkertaisesta ohjelmointivirheestä, mutta päätöksenteon kannalta ero on merkittävä.
En lähtisi syyttämään kuitenkaan koodareita. Veikkaisin, että sylttytehdas on puuttuvissa määrittelyissä. Pahimmillaan kehitystä tehdään niin ketterästi, että kukaan ei ole ehtinyt määritellä eri tilakoodien käsittelysääntöjä. Tietomallista puhumattakaan.
Tässä kohtaa parempi esimerkki löytyy CRM-ohjelmistostamme. Pääsemme klassiseen esimerkkiin eli käsitteeseen Asiakas. Alunperin ohjelmiston käyttö ei auennut minulle kovinkaan helposti. Petteri onneksi perehtyi siihen ja teki jopa loogisen tietomallin. Ohjelmistossa Asiakkaita eivät ole ainoastaan asiakkaat, vaan myös kumppanit, kilpailijat sekä me itse. Ei siis ole kyse niinkään asiakkaista kuin yrityksistä.
Kullakin yrityksellä on toki paljon samaa. Yrityksillä on yhteystiedot, y-tunnus jne. Yrityksille voi kirjata työtä. Asiakkailla se tarkoittaa laskutettavaa tai myyntityötä, kumppanien kanssa alihankintaa ja itsellemme töitä kirjatessa sisäistä työtä. Ja onhan näitä tietoja mukava pitää samassa tietokantataulussa. Taulussa, jonka nimi varmaankin on Asiakas. On myös kyse CRM-ohjelmistosta, käyttäjät varmaan olisivat pettyneitä, jos siellä ei näkyisikään Asiakasta vaan Yritys.
Tietojen syöttäjät toivon mukaan oppivat kategorisoimaan Asiakkaat oikein, tarvittaessa kumppaneiksi tai kilpailijoiksi. Toivottavasti myös tiedon käyttäjä ymmärtää erotella eri tyyppiset asiakkaat. Muutoinhan parhaat tarjoukset lähetetään myös kilpailijoiden tiedoksi!
Nämä ovat tietyllä tavalla liioiteltuja esimerkkejä. Kumpikin ohjelmisto on kilpailijoitaan parempi ja edustaa vähintäänkin hyvää keskitasoa. Tietojen kanssa vain on se tilanne, että pienetkin virheet oikeassa kohdassa voivat aiheuttaa isoja seuraamuksia.