Tehoa kokonaisarkkitehtuurin johtamiseen

Pitääkö kokonaisarkkitehtuuria johtaa? Eikö se tapahdu itsestään? Ai, eikö? No, kenen tehtävä se oikein on? Mitä sitten pitäisi tehdä?

Jotenkin tuntuu, että monet kuvittelevat, että kun on valittu pääarkkitehti, niin sen jälkeen homma hoituu itsestään. Ja kohta saadaan huimia tuloksia. Vaan miksei niistä tuloksista kuulu lehdistössä ja mediassa? Eikö se toimikaan? Viimeisimpiin kysymyksiin voin vastata, että kyllä niistä onnistumisista aina silloin tällöin kuulee. Ongelmana on, ettei kokonaisarkkitehtuuri ole riittävän seksikäs aihe, että media hyökkäisi sen kimppuun. Ja valitettavasti ’good news is no news’.

Kokonaisarkkitehtuuritoimintoa ja sen johtamista voisi verrata orkesteriin. Siellä on paljon eksperttejä ja solisteja, jotka kukin osaavat oman hommansa. Pääarkkitehtia voisi verrata kapellimestariin, joka määrää tahdin ja tempon sekä kertoo, miten kukin teos viedään läpi onnistuneesti. Jokaisella orkesterilla on intendentti, joka pitää huolen, että kaikki toimii ja ammattiorkestereissa huolehtii myös rahoituksen hankkimisesta. Orkesterin koko vaikuttaa siihen, minkälaista ohjelmistoa se esittää. Samoin kokonaisarkkitehtuuritoiminnon koko vaikuttaa siihen, kuinka mittavia tuotoksia se tekee. Molempiin pätee se, että jos omaa osaamista ei erikoisalueelle löydy, käytetään ulkopuolisia (konsultteja).

Kuka johtaa kokonaisarkkitehtuuria?

Kokonaisarkkitehtuurilla tulee olla omistaja, kuten millä tahansa muullakin kehittämistoiminnolla. Mieluiten omistaja on liiketoiminnan puolelta, koska kyse on kuitenkin toiminnan kokonaisvaltaisesta kehittämisestä, jonka lähtökohdat ovat organisaation strategiassa. Mutta usein alkuvaiheessa organisaatio ei välttämättä ole kypsä tämän tyyppiselle toiminnalle, jolloin helpointa on ottaa ensin omistajuus tietohallinnolle.

On omistaja sitten mistä tahansa, hän toimii kokonaisarkkitehtuurin johtajana. Häntä voi siis verrata sinfoniaorkesterin intendenttiin, joka pitää huolen, että orkesteri toimii. Omistajan tärkeimpiä tehtäviä on toimia sponsorina. Koska kehittäminen on pitkäjänteistä hommaa, sen tekijät tarvitsevat kannustusta ja sitä, että työn tuloksista ollaan kiinnostuneita. Käytä siis niitä ja esittele muillekin. Pidä huoli, ettei kukaan vie budjettia kokonaisarkkitehtuurilta.

Kaikkein pahinta, mitä omistaja voi tehdä, on hokea latteuksia erityisesti silloin, kun työmäärä ylittää 200%:sti voimavarat. ”Work smarter, not harder” on pahinta mitä voi kuulla, tai ”Käärikää hihat ja ruvetkaa hommiin”. Siinä kyllä menee viimeisetkin halut pistää itsensä likoon.

Tuloksia heti vai kohta?

Kokonaisarkkitehtuurin tekeminen on pitkäjänteistä työtä. Jos pysähtyy ajattelemaan, että se käsittää sekä liiketoiminnan kehittämisen että tietohallinnon kehittämisen, niin onhan se aikamoinen kakku. Jo toimivan kokonaisarkkitehtuuri toiminnon pystyttäminen kestää yleensä 1-2 vuotta. Ai miten niin? Kuinka monessa paikassa saadaan tarvittavat resurssit, osaaminen, välineet, toimintatavat ja kaiken tämän nivominen vielä organisaation strategisiin kohteisiin tapahtumaan kuukaudessa? Ja siis vielä vakiintumaan normaaliksi käytännöksi sekä nivoutumaan saumattomasti kaikkiin muihin kehittämistoimintoihin? Jos joku on kuullut tällaisesta, niin kertokaa ihmeessä!

Vasta vuosina 3-4 alkaa tulla suuressa mittakaavassa merkittäviä tuloksia. Huomatkaa, sanon ’merkittäviä’. Koska varsinkin business-maailmassa eletään kvartaalitaloudessa, tuloksia pitäisi saada 3 kuukaudessa. Ei liiketoimintajohto malta odottaa vuoden päästä tulevia tuloksia. Vai?

Kokonaisarkkitehtuurin kehittämispolkua luotaessa kannattaa tutkia, löytyisikö jo suhteellisen alkuvaiheessa sellaisia kehittämiskohtia, joissa voidaan tehdä ihan oikeaa kokonaisarkkitehtuuria, mutta saadaan tuloksia näkymään nopeammin. Erilaiset kartoitukset esim. palvelukartta ja sen avulla toiminnan palvelujen selkeyttäminen tai tietojärjestelmäkartta, jossa näkyy uusimistarve, ovat arvokkaita työkaluja johdolle. Kuitenkaan työmäärä ei ole tolkuttoman suuri. Kun saadaan arvokkaita tuloksia, jaksetaan investoida ja jatkaa työstöä.

Kuten mikä tahansa kehittämistoiminto, kokonaisarkkitehtuuri on työkalu, joka vaatii investointeja. Se antaa tuloksia ja maksaa itsensä takaisin välillisesti kehittämisprojektien parempina tuloksina.

Kokonaisarkkitehtuurin hyödyntäminen?

Työ, jolla on oikea asiakas, tulee varmemmin ja paremmin tehtyä kuin sellainen, jolla ei ole asiakasta. Kokonaisarkkitehdin johtajan tulisikin toimia itse yhtenä asiakkaana. Hänen tulee olla kiinnostunut tuotoksista ja käyttää ja esitellä niitä. Asiakkaaltahan saadaan työksiantoja – niinpä kokonaisarkkitehtuurin johtajan kannattaa pyytää arkkitehteja tekemään erilaisia analyysejä, siis sellaisia, joita oikeasti tarvitaan päätöksenteon tueksi. Tämä myös samalla kehittää kokonaisarkkitehtuurin tekemistä, kun tiedetään, millaisia tuotoksia tarvitaan ja mihin niitä käytetään.

Hyödyntämistä edistää myös konkreettisten tavoitteiden asettaminen. Kuten tiedämme, epämääräinen haahuilu harvoin johtaa hyviin tuloksiin. Johtajan tulisikin vaatia kokonaisarkkitehtuurille kehittämispolku, aivan kuten muullekin toiminnalle vaaditaan. Kehittämispolun toteutumista tulee seurata ja tarvittaessa auttaa esim. hankkimalla tarvittavaa osaamista ja varmistamalla, että kokonaisarkkitehtuurin tekijöillä on tarvittava osaaminen ja välineet. Surkeilla tai puutteellisilla välineillä kun on vaikea saada loistavia analyyseja aikaiseksi – tai ainakin se on tolkuttoman työlästä.

Palatakseni alun orkesteri-analogiaan: Jos orkesterilla ei ole konsertteja, joissa esittää valmistelemiaan teoksia, koko orkesterin pyörittäminen tuntuu turhalta. Osaamisen hyödyntäminen ja onnistuminen motivoi ihmisiä ja saa orkesterin puhaltamaan yhteen hiileen. Menestys on siis taattu, mutta kuten elämässä yleensä, takaiskujakin voi tulla. Kaikki tämä vaatii työtä ja pitkäjänteisyyttä.

 

Olen puhunut näistä asioista eri yhteyksissä, mutta jokin aika sitten kollegani Anna Aaltonen piti aiheesta loistavan webinaarin, jossa hän antoi 10 käskyä kokonaisarkkitehtuurin johtamiselle. Ensimmäistä kertaa kuulin kiteytettynä kaikki keskeiset asiat! Webinaarin tallenne kannattaa käydä kuuntelemassa Anna Aaltonen: Kokonaisarkkitehtuurin johtaminen – Mitä se käytännössä tarkoittaa? 12.12.2018. Materiaalit pdf muodossa löydät täältä. Annan webinaari oli liipaisimena tälle kirjoitukselle.

Muutkin coalojen pitämät webinaarit löydät osoitteesta https://coala.fi/ajankohtaista/webinaarit-muu-sisalto

Yhteydenotto