Mitä ihmettä? Voiko mokomalla toiminnolla säästää rahaa? Siellä on joukko kallispalkkaisia asiantuntijoita, jotka tuottavat yläpilvessä leijailevaa dokumentaatiota. Nyt menee kyllä jutut aika paksuiksi.
Kyllä, kokonaisarkkitehtuurilla voi säästää ihan riihikuivaa rahaa. Toki muutamien perusedellytysten on oltava kunnossa. Arkkitehtuuritoiminnon on tuotettava riittävän laadukkaita tuotoksia, jotta niitä voisi käyttää yleensäkään mihinkään. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kokonaisarkkitehtuuritoiminto pyörii ammattimaisesti ja tasolla, mikä on organisaatiolle sopivaa. Ei siis yli- tai alimitoitettuna.
No, mistä niitä säästöjä sitten syntyy? Keskityn nyt välittömiin säästöihin, joiden pitäisi näkyä melko nopeasti, en pitkän tähtäyksen tavoitteisiin, joissa tuetaan strategian toteutumista. Puhumme siis pääosin projekteihin liittyvästä arkkitehtuurityöstä.
Projektin suunnitteludokumentaationa. Projektit voi tehdä joko laajempina tai suppeampina. Lisäksi tietyt toiminnallisuudet voi toteuttaa joko hienostuneella tavalla tai karvalakkimallina. Tarkoitan karkeahkoja tavoitetilan kuvauksia. Vaikka ketteryys on kuinka kätevää ja kivaa, ei user storyja kannata tehdä sellaisista toiminnallisuuksista, jotka eivät kuulu projektin rajaukseen. User storyjen tekeminen on nimittäin työläämpää kuin toimintokokonaisuuden piirtäminen ”yhtenä laatikkona” arkkitehtuurikuvauksiin. Päätökset rajauksesta voidaan siis tehdä aikaisemmin ja pienemmän suunnittelutyön jälkeen. Arkkitehtuurityön nopeus ja ilmaisuvoima on monin verroin tehokkaampaa kuin muiden työtapojen. Toki arkkitehtuurikuvaukset eivät yksin riitä, mutta tarkempi suunnittelu kannattaa tehdä vasta kun rajaus on selvä.
Pohjamateriaalina projekteille ja erilaisille selvityksille. Jos organisaatiosi teettää paljon erillisselvityksiä ja vieläpä kunkin selvityksen eri konsulttifirmalla, voit huomata seuraavaa. Pohdit tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta. Ensimmäisenä konsultit haluavat tietää mitä organisaatiosi tekee (palvelut) ja millä tietojärjestelmillä. Pohdit tekoälyn käyttöönottoa. Ensimmäisenä konsultit haluavat tietää, mitä organisaatiosi tekee (palvelut) ja millaista tietoa palveluista tuotetaan (ilman dataa tekoäly ei tee mitään). Käynnistät uuden projektin esiselvityksen. Ensimmäisenä konsultit kysyvät, mikä on nykyinen ratkaisu (nykyiset tietojärjestelmät) ja niiden väliset integraatiot. Voisin jatkaa tätä vaikka kuinka pitkään, mutta tarkoitus taisi tulla jo selväksi. Kokonaisarkkitehtuurissa tehdään tietyt tämän tästä tarvittavat nykytilan kuvaukset (palvelut, prosessit, tietojärjestelmät, tiedot) ja ylläpidetään niitä. Jos näin ei tehdä, maksat pahimmillaan ulosmenevää rahaa siitä, että tämä tieto keräillään kerta toisensa jälkeen. Täyttää muuten mukavasti myös kalentereita. Jälleen kerran muutama työpaja samasta asiasta kuin viime keväänä.
Projektisalkun analysointiin. Jos haluat saavuttaa todellisia säästöjä ja samalla merkittäviä hyötyjä, sinun on keskityttävä olennaiseen. Eli toteuttaa vain tarpeelliset projektit sopivalla rajauksella. Tämän voimme kaikki allekirjoittaa ja nyökkäillä rivissä. Miten tämä tehdään käytännössä? Tarvitaan keino käydä läpi kaikki projektit, verrata niitä keskenään, analysoida niiden välisiä riippuvuuksia ja arvioida niiden strategista merkitystä. Helpommin sanottu kuin tehty. Koko salkun analysointi yksityiskohtaisella tasolla ei toimi. Siihen menee aivan hillittömästi aikaa ja lopputuloksena metsä katoaa puilta. Kokonaisarkkitehtuurissa on keinot tähän. Pohjaksi tarvitaan nykytilan kuvauksia. On mahdollista analysoida nopeasti, mihin tietojärjestelmiin, palveluihin ja prosesseihin kukin projekti kohdistuu. Jos käytössä on strategian perusteella tehty tavoitearkkitehtuuri, niin voimme vieläpä tarkastaa suunnan. Viekö projekti kohti tavoitetilaa vai haahuileeko omia polkujaan?
Jostain syystä näihin yksinkertaisin tavoitteisiin tuntuu olevan vaikea päästä. Kokonaisarkkitehtuuri muodostuu teoreettiseksi ja kryptiseksi eikä sen tuottamista dokumenteista saa kukaan selvää. Me olemme Coalassa harjoitelleet tätä jo pitkään. Meillä lopputuloksena on kokonaisarkkitehtuurin riittävä ja toimiva työtapa. Osaamme myös kouluttaa sen muille. Tänä syksynä ehtii vielä opiskella esimerkiksi kokonaisarkkitehtuurin perusteet lähikoulutuksessa Kokonaisarkkitehtuurin ABC tai yhtenäisen mallinnustavan kurssilla ArchiMate® peruskuvaukset mallintajille.