Olen turhan usein nähnyt ”prosessikaavioita”, jotka ovat enemmänkin joukko toisiinsa yhdistettyjä toimintoja. Pahimmassa tapauksessa samaan kuvaan on tungettu jopa kymmenkunta erilaista asiaa. Nuo kuvat näyttävät aika hurjilta ja niistä on aika vaikeaa löytää sitä tiettyä yhtä asiaketjua. Niinpä ajattelin palauttaa mieliin muutamia perusasioita. Ne pätevät niin kaavioihin kuin tekstikuvauksiinkin.
Mikä on prosessi?
Prosessi on joukko ketjutettuja toimintoja eli aktiviteetteja, joka tuottaa asiakkaalle (sisäinen tai ulkoinen) arvokkaita tuotoksia. Toisin sanoen prosessi kuvaa kuka tekee mitä ja mille.
Varsinkin prosessiteollisuudessa prosessi muuntaa syötteet lopputuotoksiksi. Esimerkiksi leipomossa jauhoista, vedestä, suolasta ja hiivasta/taikinajuuresta syntyy leipiä.
Älä tee ikiliikkujaa
Prosessilla on aina alku ja loppu. Se ei siis voi olla ikiliikkuja, joka palaa aina alkuun.
Helposti sitä ajattelee niin, että esim. jossain asiankäsittelyprosessissahan voi tulla muutoksia ja sitten taas mennään alusta loppuun. Mutta on hyvä muistaa, että muutos on uusi juttu eli heräte ja silloin alkaa uusi prosessi, jonka syötteet ja tuotokset ovat erilaiset kuin siinä ihka ensimmäisessä luontiprosessissa.
Mieti aina ensin mikä on lopputulos. Ja kirjoita sen jälkeen ranskalaisilla viivoilla lyhyesti, mitkä vaiheet johtavat tuohon lopputulokseen. Usein lopputulos näkyy jollakin tavalla prosessin nimessä. Tämä helpottaa myös prosessin kuvaamista kaaviona, varsinkin jos asia ei ole täysin selvä.
Älä tunge kaikkea samaan kuvaukseen
Helposti alkuvaiheessa tulee mieleen monia asioita, kun hahmotellaan ja käsitellään tehtäviä asioita ensimmäisiä kertoja. ja hoksataan, että minähän oikeastaan teen tuota samaa juttua kuin tuossa toisessakin tapauksessa. Eikös silloin olisi helpointa vaan lisätä se uusi haarauma olemassa olevaan kuvaukseen? Ei. Tuolla tavalla saadaan aikaiseksi toivoton hässäkkä, eikä kuvauksesta ole ollenkaan helppoa nähdä, mikä on se perustoimintaketju eli prosessi.
Tee mieluummin lyhyitä selkeitä kuvauksia, joista näkee selvästi mitä tapahtuu ja mitä ei.
Älä unohda tekijöitä
Eihän prosessi tapahdu itsestään, vaan aina siihen osallistuu yksi tai useampia osapuolia. Muista siis kuvata roolit – kuka tekee mitäkin.
Nyt joku tietysti miettii, että onhan meillä automatisoituja prosesseja! Mutta eivät nekään tapahdu itsestään. Kyllä siellä on järjestelmä tai kone tekemässä niitä toimintoja. Ja välissä voi olla jotakin manuaalista, jolloin tarvitaankin ihmisrooleja mukaan.
Älä unohda syötteitä ja tuotoksia
Muistathan: prosessi muuntaa syötteet tuotoksiksi. Kuvaa siis ainakin tärkeimmät syötteet – ovat ne sitten raaka-aineita, tavaraa tai lähtötietoja. Kuvaa myös tärkeimmät lopputuotokset – ts. mitä prosessista syntyy. Jos et keksi mitään lopputuotoksia, koko prosessi on täysin turha – emmehän suorita prosesseja vain tekemisen vuoksi, vaan että saisimme jotain aikaiseksi!
Välituotosten kohdalla voit miettiä, ovatko ne oleellisen tärkeitä. Jos tarvitsee tietää, mitä seuraava prosessin vaihe / toiminto tarvitsee syötteekseen, silloin kannattaa tuo välituotoskin tai välisyöte kuvata.
Mieti tarvitseeko poikkeuksia kuvata
Keskity ensin siihen perustapahtumien kulkuun, missä ei tapahdu mitään kummallista tai poikkeavaa. Näin saat ensin sen ”happy day” -kulun kuvattua. Nimittäin tämänhän pitäisi ainakin toimia. Tässäkin auttaa tuo ranskalaisten viivojen käyttö.
Mieti sitten, onko prosessin toiminnallisuuden tai riskien hallinnan takia jotain kuvattava poikkeustilanteista ja niiden hallinnasta. Jos se on oleellista, lisää haarautuma prosessiin ja siihen liittyvä tapahtumien kulku. Kuvaa myös, palaako poikkeava kulku takaisin peruskulkuun vai loppuuko se poikkeusloppuun.
Entäs muuta?
Kuvasin yllä muutaman perusasian. Toki muitakin asioita löytyy. Ja jos haluat nähdä näitä perusasioita ja vähän muutakin kaavioina ja saada vinkkejä mallintamiseen, niin niitä saat esimerkiksi webinaaristani ’Opi hyvät käytännöt prosessimallinnukseen’.