Projektin jäsenet ja sidosryhmät on raahattu auditorioon ja saatu lavalle jopa joku dirikka vakuuttelemaan projektin tärkeydestä. On tehty yhdessä motivoivia lappuleikkejä, ulkoiltu, syöty ja juotu (varsinkin juotu). Jo tätä ennen on laadittu kasa slidewarea (jossa tietysti vakuutellaan projektin tärkeyttä ja strategianmukaisuutta), ja kuin ihmeen kaupalla saatu käynnistämislupa ja budjetti. Mitään tarkempaa analyysiä ei totuttuun tapaan tarvinnut tehdä, kunhan tekemiset ja luvut ovat vähän sinne päin.
Sitten iskee kick-offin jälkeinen aamuherätys. Mitä pitäisi käydä läpi ja kenen kanssa, että projektilla olisi olemassa edes jonkinlaiset onnistumisen edellytykset? Ei ole edes mitään käryä, miten työssä pääsee alkuun. Mahassa kiertää jo nyt pelko siitä, että jotain olennaista unohtuu ja mediassa päästään taas päivittelemään yhtä epäonnistunutta IT-projektia.
Mitä jos tehtäisiinkin asia kerrankin toisin? Mitä jos jo ennen kick-offia scouppailtaisiin ja asemoitaisiin projektia, muutenkin kuin epämääräisenä proosana? Määriteltäisiin yksiselitteisesti, mihin palveluihin, prosesseihin, tietojärjestelmiin ja muihin projekteihin meidän projekti vaikuttaa? Tätä kautta voi päätyä jopa siihen tulokseen, että kyseessä onkin yllättävän laaja juttu – ehkä projekti kannattaa jakaa useampaan osana tai käsitellä jopa hankkeena. Asemoinnin myötä saa myös melkein suoraan nimilistan siitä, kenen kanssa lähteä käymään asioita läpi. Sillä pääsee hyvin alkuun.
Sen jälkeen voisi kuvata, mitä projektissa aletaan tekemään. Ratkaisuarkkitehtuuri on siihen hyvä keino. Tarvittavia kuvauksia on aika rajattu joukko ja kokenut arkkitehti tuottaa ne nopeasti – varsinkin, jos kokonaisarkkitehtuurissa on jo hyvä nykytila, mistä lähteä liikkeelle. Ehkä arkkitehtuurissa onkin jo kuvattu se tietojärjestelmä, jolle projektissa pitäisi kehittää seuraaja. Jokunen liittymä ja sidosryhmä ainakin olisi unohtunut ilman arkkitehtuurikuvausta, ja tullut sitten yllätyksenä toteutusvaiheessa. Arkkitehtuurikuvauksista myös saadaan suoraan tarjouspyynnön liitteet kilpailutusta varten. Ja kouluttajillakin on helpompaa, kun tiedetään miten prosessit tulevat muuttumaan.
Kumman skenaarion valitset projektipäällikkönä?