Kokonaisarkkitehtuurin käyttöönottoon liittyvällä pilotoinnilla voidaan parhaimmillaan juurruttaa tarvittavat toimintatavat organisaatioon sekä saada arkkitehtuurille jo valmiiksi johdon ja liiketoiminnan hyväksyntä. Epäonnistunut pilotointi taas on parhaimmillaan turha – pahimmillaan se voi viedä arkkitehtuurin maineen jo ennen, kuin työ on edes kunnolla päässyt alkamaan. Poimi tästä kirjoituksesta vinkit kokonaisarkkitehtuurin pilotointiin!
Kun kokonaisarkkitehtuurityötä ollaan toden teolla käynnistämässä organisaatiossa, on ensimmäisiä tärkeitä askelia tällä tiellä yhteisten arkkitehtuurin kuvaustapojen ja -mallien suunnittelu. Käytännössä tämä tarkoittaa usein organisaatioon sopivimpien käytäntöjen soveltamista olemassa olevista viitekehyksistä (esim. TOGAF® ja JHS 179). Mutta miten varmistetaan, toimiiko kuvaustapa oikeasti? Onko esimerkiksi kuvaustavan vaatima työmäärä realistinen ja onko suunnitelluista arkkitehtuurimallityypeistä oikeasti jotain hyötyä? Vai jääkö uusi kuvausohje vain keräämään digitaalista pölyä SharePointin nurkalle ja kukin arkkitehti tekee jatkossa työnsä miten haluaa?
Kuten minkä tahansa uuden, organisaation kattavan toimintatavan käyttöönotossa, on myös kokonaisarkkitehtuurin kuvaustapa pilotoitava. Pilotointi on tapa varmistaa, että kuvaustapa on oikeasti käytettävissä. Sillä voidaan kiinnittää arkkitehtuurin kuvaamisen käsiala ja tarjota esimerkkejä siitä, miltä eri mallien pitäisi näyttää. Erityisen tärkeää pilotointi on tilanteissa, joissa konsultti on ollut päävastuussa kuvaustavan suunnittelusta – organisaation sisäiset arkkitehdit saavat pilotista tärkeän mallin siitä, miten arkkitehtuurityötä uuden kuvaustavan mukaan pitäisi tehdä. Seuraavassa muutamia käytännön periaatteita, jotka kannattaa huomioida pilotoinnissa.
Käytännönläheisyys. Kuvaustapaa tulee koestaa tosielämän tilanteessa, jotta todelliset kuvaustilanteet ja niihin liittyvät haasteet tulevat vastaan. Jos kuvaustapaa testataan piirtämällä jokin geneerinen ”videovuokraamoesimerkki”, ei todellinen kuvaustilanne tule koskaan vastaan – eikä selviä, toimiiko kuvaustapa käytännössä vai ei. Etsi vaikkapa alkava projekti, jolle voidaan laatia arkkitehtuurikuvaus, tai kuvaa nykytilaa rajatulta toiminnalliselta alueelta.
Realistisuus. Kuvaustapaa tulee käyttää siten, kuin sitä oikeasti organisaatiossa käytettäisiin. Pilotointi ei anna kuvaustavan toimivuudesta oikeaa kuvaa, jos maailman paras arkkitehti tekee pilotin tarpeisiin hienoimman mahdollisen arkkitehtuurikuvauksen. Pilotin tulee vastata tilannetta, jossa organisaation keskimääräinen arkkitehti tekee arkkitehtuurikuvauksen, jollainen oikeastikin tehtäisiin niillä resursseilla jotka tyypillisesti ovat käytössä.
Kattavuus. Pilotin tulisi luonnollisesti kattaa kuvaustavassa määritellyt asiat mahdollisimman hyvin. Kaikkia mallityyppejä ja erikoisuuksia ei tietenkään yleensä pystytä testaamaan, mutta olennaiset mallityypit ja niihin liittyvät käytännöt (esim. nyky- ja tavoitetilan erottaminen, nimeämiskäytännöt, kuvauskannan hallinta yms.) tulisi kattaa. Siksi voi olla tarvetta toteuttaa useita pilotteja. Kuvaustapaa pitää olla valmis muuttamaan myös tulevaisuudessa, kun lisää kokemuksia sen käytöstä saadaan.
Hyödyt ja hyväksyntä. Kuvaustavan pilotointi on hyvä tilaisuus tehdä arkkitehtuuriajattelua tunnetuksi organisaatiossa ja tuottaa käyttäjille hyödyllisiä arkkitehtuurikuvauksia. Selvitä siis kuvausten konkreettiset käyttötarpeet ja suunnittele kuvauksen laajuus, tarkkuustaso ja fokus niiden mukaan. Äläkä keskity vain IT-asioihin, vaan ota liiketoiminta mukaan arkkitehtuurin kuvaamiseen. Kuvauksille on käyttöä esimerkiksi viestinnässä, koulutuksessa ja yleisesti kokonaisuuksien hahmotuksessa. Tiedät onnistuneesi, kun liiketoiminta tulostaa laatimasi kuvauksen huoneentauluksi tai alkaa jopa suunnitella aikaisemmin laadittujen liiketoimintakuvausten korvaamista standardeilla arkkitehtuurikuvauksilla.