Onnistu ICT-projekteissa ratkaisuarkkitehtuurin avulla, osa 1

Tämä on osa blogisarjaa, jonka fokuksessa on ratkaisuarkkitehtuurin tekeminen ja hyödyntäminen, käytännön kokemusten kautta.

Joskus saatetaan olettaa, että ratkaisuarkkitehtuurien tekeminen olisi jotenkin riippuvainen kokonaisarkkitehtuurista tai monesta muusta asiasta. Kokonaisarkkitehtuuri ei ole välttämättömyys, vaikka se onkin hyvä pohja. Ratkaisuarkkitehtuuria varten ei tarvitse myöskään pystyttää arkkitehtuuritoimintoa tai hankkia minkäänlaista mallinnusvälinettä.

Entä mitä hyötyä ratkaisuarkkitehtuurista on? Avaan seuraavaksi ilmeisimpiä ja helpoimmin realisoituvia hyötyjä:

• nopeampi päätös jo ideavaiheessa. Tätä varten tehdään muutama karkea arkkitehtuurikuva ja arvioidaan halutun ratkaisun toteutettavuutta. Ajansäästö on helposti 1-2 kk ja työmäärää säästyy vastaavasti. 
• oikea rajaus projektille. Itse asiassa sekä projektien väliset riippuvuudet, että vahingossa unohtuneet puuttuvat asiat ovat juurisyy isoihin kustannuksiin ja jopa koko projektin keskeyttämiseen. Säästö on luokkaa 10-20% projektin kustannuksista varovasti arvioiden. Lehdistä voimme toki lukea satojen prosenttien ylityksistä.
• vähemmän työläs kuin ns. määritykset. Arkkitehtuurityö on tehokasta ja lopputuloksen eheyden saa verifioitua arkkitehtuurityön avulla. Kalenteriaikaa säästyy helposti 1-2 kk ja työmäärä pienenee noin 30%.
• paremmat tarjoukset. Ratkaisuarkkitehtuuri on osa tarjouspyyntödokumentaatiota. Asiakkaat ovat kertoneet, että saavat huomattavasti osuvampia tarjouksia kuin muuten. Säästö on helposti 10-20% luokkaa projektin kustannuksista. 
• lyhyempi hässäkkä projektia aloittaessa. Arkkitehtuuridokumentaatio toimii hyvänä perehdytysmateriaalina ja projektin lähtökohtana. Työ lähtee ihan eri tavalla käyntiin, jos koko projektiryhmällä on hyvä yleiskuva toteutettavasta kokonaisuudesta. Ajansäästö helposti 1-2 kk ja kustannukset saat kertomalla ajan projektiryhmän koolla.
• onnistunut projektin muutoksenhallinta. Projekteihin tulee aina muutoksia. Jos muutos käsitellään arkkitehtuurin avulla, vältetään quick&dirty-ratkaisut. Vaikutus uuden ratkaisun ylläpitokustannuksiin 10-20% (ratkaisuhan on ylläpidossa jopa kymmenen vuotta).
• sujuvampi käyttöönotto. Arkkitehtuuridokumentti on hyvä pohja suunnitella uuden ratkaisun käyttöönotto. Mihin toimintaan uusi ratkaisu vaikuttaa ja keitä käyttäjiä on sen piirissä? Ilman hyvää pohjasuunnitelmaa käyttöönotto voi siirtyä useita kuukausia tai jopa peruuntua.

Voisin kirjoittaa noista kaikista enemmänkin. Entä mistä nuo kalenteriajat ja prosentit on otettu. Olen itse ollut projekteissa mukana 10-20 vuotta ja tehnyt niitä parjaamiani määrityksiä useiden vuosien ajan. Määritykset olivat siihen aikaan toimiva juttu, kun muutakaan ei ollut. 

Yllä mainitut hyödyt eivät ilmesty automaattisesti. Ensinnäkin arkkitehtuurityön on oltava riittävän laadukasta ja tehokasta. Lisäksi on tuettava projektia arkkitehtuuridokumentin käytössä. Ei riitä, että se lähetetään sähköpostilla ja sanotaan ”lukekaa tuosta”.

Me Coalassa kutsumme ratkaisuarkkitehtuuridokumenttia arkkitehtuurikirjaksi. Arkkitehtuurikirja on tyypillisesti PowerPoint-muotoinen dokumentti, jossa on sekä kuvia että tekstiä. Kuvia on vain tarpeellinen määrä ja loput asiat kerrotaan tekstinä. Ei nimittäin tuo juurikaan lisäarvoa tehdä arkkitehtuurikuvaa projektin tavoitteista, kun ne voi kirjoittaa yhdelle kalvolle. 

Arkkitehtuurikuvissa käytämme mieluiten ArchiMate-notaatiota. Ne teemme joko ilmaisväline Archi:lla tai Coalan omalla Sparx EA -välineellä, jos asiakkaalla ei ole ennestään arkkitehtuurivälinettä. Kuvat saa tiedostona, eli niitä voi myöhemmin editoida vaikkapa mainitulla ilmaisvälineellä.

Ratkaisuarkkitehtuurin aloittamiseen ei siis ole mitään estettä. Tarvitaan vain käynnistämistä odotteleva projekti ja tarve tehdä projektin ratkaisulle suunnitelma.

Avaan blogin seuraavassa osassa arkkitehtuurityön tekemisen vaiheita ja työmäärää eri tilanteissa. Jos et malta odottaa siihen asti (miksi pitäisi?), niin varaa tapaaminen Annan kanssa keskusteluun ratkaisuarkkitehtuurien tekemisestä. >> VARAA AIKA