Kokonaisarkkitehteina kiinnitämme paljon huomiota organisaation kokonaistehokkuuteen. Ovatko prosessit sujuvia? Palvelut asiakaslähtöisiä? Tai tietojärjestelmät liiketoimintaa tukevia? Kaikkea tätä meidän pitäisi selvittää ja vieläpä vaikuttavalla tavalla. Hyvälaatuinen arkkitehtuuri on ehyttä, faktapohjaista ja viestivää. Käyttötarkoituksena organisaation toiminnan kehittäminen.
Entäpä arkkitehtuuritiimin oma toiminta? Sisäisen toiminnan suunnitteluun ei toki kannata käyttää liikaa aikaa, onhan se pois varsinaiselta tekemiseltä. Tarvitaan vain melko kompakti hallintamalli, jotta vähennetään kaaosta ja erilaista sähläystä. Korjaako tämä tilanteen? Valitettavasti ei aina. Edelleen saatetaan olla tilanteessa, jossa aikaa menee kaikkeen muuhun paitsi itse arkkitehtuurityöhön. Palavereissa on liikaa osallistujia ja se on tukkinut kaikkien kalenterit. Arkkitehtuuriselvityksiä on menossa useita kymmeniä yhtä aikaa. Puolet selvityksistä ei valmistu koskaan ja loputkin vasta pitkän ajan kuluttua. Kalenteriaika venyy, kun yritetään tehdä liian montaa asiaa yhtä aikaa.
Olen lukenut kirjan ”Tätä on Lean”, kirjoittajina Niklas Modig ja Pär Åhlström. Kirjassa puhutaan kahdesta prosesseihin liittyvästä asiasta: resurssitehokkuudesta ja virtaustehokkuudesta. Arkkitehtuuritoiminto voidaan ajatella prosessina, joka tuottaa arkkitehtuuripalvelua. Prosessina, jonka resursseja ovat arkkitehdit. Prosessina, jonka virtaustehokkuutta voidaan mitata läpimenoaikana. Kauanko kestää, että tietty arkkitehtuurituotos tulee uunista ulos? Prosessin yksityiskohtainen kuvaaminen ei ole tarpeen, jotta voimme analysoida prosessin tehokkuutta.
Eli kuinka suuri osa arkkitehtiemme työajasta käytetään arkkitehtuurituotosten tekemiseen? Tarkoitan nyt erilaisia arkkitehtuuriselvityksiä tai nykytilan kuvauksia, joita joku organisaatiossamme odottaa. Yksi esimerkki on vaikkapa strategiatyön jalkauttamiseksi tehty tavoitetilan kuvaus. En tarkoita hallintamallin viilausta tai tekemisen meinaamisen suunnittelua. Entäpä vastaus varsinaiseen kysymykseen? Kuinka suuri osa työajasta käytetään varsinaiseen tekemiseen? Vastaus on todennäköisesti aivan liian pieni prosenttiluku. Selityksenä on ”johonkin se aika menee ja aina on niin kiire, ettei ehdi edes lounaalla käymään”.
Jos arkkitehtuuriselvityksen työmäärä on vaikkapa 30 h, minkä kalenteriajan työ vie? Neljä viikkoa? Pari kuukautta? Jos kalenterikesto on liian pitkä, paikataanko sitä ”runttaamalla kasaan jotain” viime tipassa?
Ei ole tarpeen rakentaa virallista mittaristoa edellä mainittujen asioiden selvittämiseksi. Resurssitehokkuuden voit arvioida katsomalla arkkitehtuuritoiminnon jäsenten tämän viikon kalentereita. Paljonko kalenterissa on aikaa arkkitehtuurityölle edes teoriassa? Entäpä virtaustehokkuus? Jos arkkitehtuuritiimin kokouksista on pidetty pöytäkirjoja, on niistä helppo etsiä, milloin joku tehtävä on sovittu aloitettavaksi ja milloin se on valmistunut. Selvitä tämä vaikkapa viidestä eri tehtävästä. Todennäköisesti tulos ei juuri muutu kymmenen kohdalla.
Tilannekuva on siis selvä ja ei hyvältä näytä! Miten tästä eteenpäin selvemmille vesille? Jatkoa seuraavassa blogissa.
Jos haluat selvittää miten arkkitehtuuritoimintoa voisi parantaa Lean hengessä, tule Coalan kurssille. Säästyy aikaa ja rahaa kun ei tarvitse aloittaa nollasta, meille on nimittäin karttunut aiheesta runsaasti kokemusta, sekä ajallisesti että erilaisista organisaatioista.