Tämä on osa blogisarjaa, jossa fokuksessa on arkkitehtuurityön anatomia, kokemukset ja havainnot vuosien varrelta. Havaintoja ja kokemuksia on kerätty arkkitehtuurin parissa töitä tekeviltä – yleensä ihmisiltä - erilaisissa kekkereissä, työkokouksissa, kahvipöytäkeskusteluissa ja joskus (ennen koronaa!) myös huurteisen äärellä. Blogisarjan nimeksi valikoitui luontevasti fraasi ’Miten meni noin niin kuin omasta mielestä’. Tervetuloa mukaan arkkitehdin ruumiin- ja mielenavaukseen!
Olemisen sietämätön keveys. Tai eksistentiaalinen tuska. Tai miksi sitä nyt sitten sanoisi, kun kokonaisarkkitehtuuritoiminnon hengissä pitäminen vaatii loppumatonta sitkeyttä, yltiöpositiivista ajattelua ja herkkääkin herkempää tasapainoilua erilaisissa valtapoliittisissa peleissä. Joskus on väistämättä käynyt mielessä, onko hullu, kun edes yrittää?
Kokonaisarkkitehtuuri -toiminnoilla on tietynlainen kehityskaari. Eri organisaatioiden KA-toimintojen ”historiasta” löytyy yllättävän paljon samoja piirteitä.
Kaikilla toiminnoilla on alku
Kun on kuunnellut erilaisia tarinoita, vaikuttaisi siltä, että toiminnon alkuaikaan sijoittuu jonkinlainen ”etsikkoaika”. Millainen ja kuinka pitkä etsikkoaika organisaatiolla on, riippuu hyvin pitkälle avainhenkilöiden kokemuksesta ja osaamisesta. Jos kaikki ovat noviiseja, kestää etsikkoaika luonnollisesti hieman pidempään. Etsikkoaikana pohditaan perustavanlaatuisia kysymyksiä, kuten ”mistä tässä on oikein kysymys?”, ”mitä meidän pitäisi saada aikaan?” ja ”miten tämä liittyy muuhun organisaation toimintaan?”. Etsikkoajan pituus ja lopputulema korreloi suoraan KA-toiminnon seuraavaan elinkaaren vaiheeseen. Jos alkuvaihe ei ole älyttömän pitkä ja perustavanlaatuisiin kysymyksiin löydetään vastaukset, toiminto siirtyy ”toteutusvaiheeseen”. Jos etsikkoaika venyy eikä toiminnon tarkoitus kirkastu, homma saattaa jäädä siihen. Silloin arkkitehdit siirretään muihin tehtäviin, eikä kokonaisarkkitehtuurista enää puhuta. Hyvässä tapauksessa haetaan apua ulkoa ja palataan ns. lähtöruutuun.
Toteutusvaiheessa alkaa vihdoin syntyä tuotoksia
Tässäkin on suurta vaihteluväliä. Tuotokset voivat syntyä satunnaisesti vain tiettyihin erityistilanteisiin tai niitä tuotetaan systemaattisemmin (esimerkiksi projekteille tehdään arkkitehtuurikuvaukset). Tuotosten toteutustapa vaihtelee. Toisella organisaatiolla on mallinnuskäsikirja ja suht’ asiallinen kuvaustyökalu, toisessa organisaatiossa arkkitehdeillä on vapaat kädet, mielikuvitusta ja erilaisia MS Office -työkaluja.
Tuotosten toteutustapa heijastuu tuotosten laatuun. Jos on sovittu mallinnustapa, niin MS Office -työkaluillakin pääsee alkuun. Lisäksi netissä on ilmaiseksi ladattavia kuvaustyökaluja. Toisaalta taas kunnon työkalu vähentää arkkitehtuurityöhön kuluvaa aikaa, säästää arkkitehtien hermoja ja mahdollistaa kuvausten täysimääräisen hyödyntämisen jatkossa. Toisaalta hyvälläkään työkalulla ei tee mitään, jos ei ole mitään sovittua mallinnustapaa. Arkkitehdit ovat kyllä niin luovaa porukkaa, että jokainen kehittää oman mallinnustapansa eikä kuvauksia kohta enää pysty ”yhdistämään toisiinsa” tai ymmärtämään ristiin.
Vakiintunut toiminto voikin olla uhka
Jos tuotokset (eli kuvaukset) ovat hyviä ja arkkitehdit osaavia, alkaa KA-toiminnon merkitys väistämättä kasvaa. Siitä alkaa syntyä uusia haasteita. Niin kauan, kun arkkitehtuuritoiminto puuhastelee keskenään, eikä sillä ole mitään merkitystä, ei se myöskään ole uhka kenellekään. Miksi KA-toiminto sitten koetaan uhkaksi? Suurimmaksi syyksi veikkaan ehkä sitä, että arkkitehdit ja KA-kuvaukset tarjoavat sellaista läpinäkyvyyttä, joka ei ole aina kaikkien intressien mukaista. Jos omalla vastuualueellasi on jotain ns. häikkää, niin ethän tietenkään halua sen näkyvän muille. Toiseksi suurin syy on ehkä ”valtakateus”. Joitakin nyt vain ottaa päähän, mikäli toisille kerääntyy heidän mielestään liikaa valtaa, olipa se sitten asemavaltaa tai vaikutusvaltaa. (Tämä on muuten arkkitehdille ns. kuolemanpaikka: älä ikinä, ikinä käytä vaikutusvaltaasi väärin! Se on varmin ja nopein tie toiminnon tuhoon.)
Entäpä KA-toiminnon pyörittäminen?
Olettaen, että olet onnistunut sukkuloimaan organisaation valtapeleissä niin, että toiminto on edelleen pystyssä. Toiminnon menestymisen – hengissä pysymisen - edellytyksenä on, että monta palapelin palasta osuu muutoinkin kohdilleen: KA-työ on asemoitu oikein muuhun tekemiseen, työkalut ja työtavat ovat sopivat, tuotokset laadukkaita, arkkitehdit ammattitaitoisia, työaika jaetaan oikein ja organisaation ilmapiiri on niin sanotusti suotuisa. Ja tarvittaessa on koko ajan pystyttävä hienosäätämään kaikkia noita osatekijöitä. KA-toiminto on myös äärimmäisen suhdanneherkkä. Tällä tarkoitan sitä, että KA-toiminto on hyvin riippuvainen organisaation johtajista. KA-toiminnon tuottama hyöty on niin välillistä, että sitä on helppo kieltäytyä näkemästä. Ja ei muuta kuin puf, niskalaukkaus koko hommalle.
Toiminnon vetäjällä on suuri vastuu
Kaikki yllä mainittu vaatii toiminnon vetäjältä tilannetajua, kykyä lukea suhdanteita ja ennen kaikkea kykyä tarvittaessa mukauttaa toimintaa. Ja tuo on kuulkaa ystävät rakkaat henkisesti erittäin raskasta. Yritäpä siinä sitten samaan aikaan toisaalta pitää toimintoa hengissä perustelemalla olemassa olon oikeutusta johdolle ja toisaalta innostaa arkkitehtejä yhä parempaan suoritukseen, kilpailuttaa uutta KA-työkalua ja valvoa konsulttiarkkitehtien touhuja.
Hei pääarkkitehti; miten sinulla juuri nyt menee noin niin kuin omasta mielestäsi?