Päivitin Lean-kokonaisarkkitehtuuri-kurssin kurssimateriaalia. Mietin, olisiko aika ajanut kurssin ohi. Mitä vielä! Kurssi on ajankohtaisempi ja relevantimpi kuin koskaan. Tuntuu, että kiire ja hajaannus lisääntyy organisaatioissa, ei suinkaan vähene. On siis oikea aika kaivaa Lean-periaatteet esille. Aikoinaan niitä on tehty valmistavaa teollisuutta varten, mutta ne toimivat erinomaisesti myös tietotyössä.
Lean tarkoittaa toimintatavan leanausta eli prosessien tehostamista. Tehostamista voi tehdä kahdesta eri näkökulmasta. Prosessien virtausta voi tehostaa, eli tavoitella nopeampaa läpimenoaikaa. Läpimenoaika on oleellinen, sillä jos arkkitehtuuritoiminnolta kysytään jotain, vastausta ei haluta odottaa kovin kauaa. Itse asiassa osa kysyjistä olettaa, että arkkitehdeilla on valmiit vastaukset kaikkiin mahdollisiin kysymyksiin. Toinen tehostamiskohde on resurssien käyttö. Kriittisen resurssin käyttöä kannattaa optimoida. Kriittinen resurssi on arkkitehdin aika, sitä ei saisi haaskata mihinkään turhaan, vaan käyttää lisäarvoa tuottavaan arkkitehtuurityöhön. Arkkitehteja ei nimittäin missään organisaatiossa ole liiaksi.
Näissä kahdessa tehostamiskohteessa on jo tekemistä. Läpimenoaikaan auttaa, jos meillä on ”puolivalmisteita” eli kokonaisarkkitehtuurin nykytila. Tehokkuutta lisäävät myös toimivat työtavat. Kun olemme rutinoituneita arkkitehtuurityöhön, sujuu se nopeammin. Resurssien käyttöön taas auttaa työnkuvien selkeytys. Mitä arkkitehti tekee ja erityisesti mitä arkkitehti ei tee. Turhia palavereja pitäisi välttää, lisäksi projekteissa tehtävä työ ei saisi rohmuta aivan kaikkea arkkitehdin aikaa. Nimittäin kokonaiskuvan ylläpitokin on saatava tehtyä.
Lean-ajatteluun kuuluu myös JIT-periaate (Just-In-Time), jonka mukaan mitään ei saisi valmistaa varastoon lojumaan, vaan ainoastaan tarpeeseen. Arkkitehtuurityössä tämä joskus tulkitaan niin, että ei tehdä yhtään mitään, ennen kuin joku pyytää. Pyyntöjen odottelu ajaa toiminnon hyvin reaktiiviseen moodiin ja pilaa virtaustehokkuuden. Arkkitehtuurin asiakkaat odottavat vastauksia suunnilleen saman tien, mutta meillä ei ole mitään valmiina. Jos vasta silloin havahdutaan arkkitehtuurityöhön, ollaan väistämättä myöhässä. Pyyntöihin on siis valmistauduttava.
Lean-ajattelu onkin tehostamisen ohella jatkuvaa toimivan kompromissin hakemista. Suo siellä, vetelä täällä. Äärimmilleen viety yhden asian tehostaminen helposti kostautuu toisaalla.
Lisääntyvä ongelma on asioiden tekeminen moneen kertaan. Tietojärjestelmiä on IT-palvelunhallinnassa (CMDB), tietoturvaan liittyvissä exceleissä ja kokonaisarkkitehtuurissa. Prosesseja taas laatujärjestelmässä, riskien kartoituksessa ja luonnollisesti myös kokonaisarkkitehtuurissa. Tietopääoman inventointiin on arkkitehtuurin lisäksi ilmestynyt Data Catalog-ratkaisuja ja tietotuotteitakin pitäisi määritellä. Vaatimustenmukaisuus ei yhtään helpota asiaa. Tiedonhallintamalli on pahimmillaan excelissä ja tietoturvaakin kartoitetaan eri työkaluissa.
Jos kenelläkään ei ole aikaa keskittyä laadukkaaseen sisältöön, monistuvat puolivillaiset inventaariot useisiin eri työkaluihin. Työaikaa kuluu, lisäksi rinnakkaisten inventaarioiden ylläpito on mahdotonta.
Kaaoksen ratkaiseminen on haastavaa, jos samalla on juostava sammuttamassa tulipaloja ja raapimassa milloin mitäkin selvityksiä kasaan. Muutos vaatii keskittymistä, usein myös hiljaisuutta. Muutos on tehtävä yhdessä koko tiimin kanssa. Millaisen tulevaisuuden työnkuvan sinä haluat?
Ota yhteyttä, etsitään yhdessä keinot kaaoksen hallintaan.