Mikään ei ole pysyvää paitsi muutos, vai onko?

Arkkitehtuuria tehdessä on olennaista ymmärtää, että kukin arkkitehtuurin osa-alue (periaatetaso, liiketoiminta, tieto, tietojärjestelmät ja teknologia) käyttäytyy eri tavoin. Eri osa-alueilla on erilainen käyttötarkoitus, omat sidosryhmät ja erilaiset analysointitarpeet. Eri osa-alueiden arkkitehtuurityössä on toki paljon samaa, kuten loogisten kokonaisuuksien etsiminen, mutta niiden välisten erojen ymmärtäminen auttaa löytämään oikean käsialan ja tarkkuustason. Riippuen arkkitehtuurityön käyttötarkoituksesta, painottuvat eri osa-alueet. Joskus kuvataan pääosin toimintaa, toisinaan taas painotutaan IT-ratkaisuun. Kokonaisarkkitehtuuri viittaa jo sananakin siihen, että asia on analysoitu kaikista näkökulmista, joten useimmiten tehdään ainakin kevyt analyysi niihin kaikkiin. Eihän esimerkiksi IT-ratkaisua kannata kehittää ilman toiminnan tarpeiden tuntemista.

Käyn seuraavaksi tätä asiaa läpi muutamien osa-alueiden kautta.

Liiketoimintamallilla kuvataan yrityksen toiminta, eli asiakkaat, asiakkaille tuotettavat palvelut sekä verkosto, jonka kanssa yritys tekee yhteistyötä. Tällöin on oleellisinta kuvata se, miltä yritys näyttää ulkoa päin. Hyvä lähde on yrityksen nettisivut, sillä siellä yritys on kuvattu asiakkaan näkökulmasta. Kuinka usein nämä kuvaukset muuttuvat? Aina kun yrityksen liiketoimintamalli muuttuu. Jos aikaisemmin on valmistettu kaikki tuotteet itse, mutta siirrytäänkin verkostomaiseen toimintatapaan, on se selvä liiketoimintamallin muutos. Toinen tyypillinen tilanne on yritysostot. Riippuen yrityksestä, voi näitä muutoksia tulla jopa kuukausittain, mutta joillain yrityksillä huomattavasti harvemmin.

Liiketoiminnan kuvaamisen yksi osakokonaisuus ovat prosessit. Prosesseilla kuvataan toimintatapaa ja niitä voi käyttää esimerkiksi toiminnan tehostamiseen. Kuinka usein prosessit muuttuvat riippuu pitkälti siitä, kuinka innokkaasti toimintatapaa halutaan kehittää. Prosessien jalkauttaminen organisaatioon vie aikansa, joten jos ei olla totuttu hyvin ketterään toimintatapaan, kannattaa muutostahtia hillitä, onhan prosessit ehdittävä myös kommunikoimaan.

Entäpä tietojärjestelmät? Nykyisin niitä voi ostaa pilvestä palveluina ja tällöin palveluntarjoajaa voi periaatteessa vaihtaa muutamalla hiiren napsautuksella. Samaten mobiilikäyttöliittymiä saatetaan tuunata hyvinkin tiuhaan. Kovin taajaan muuttuvat sovellukset kuitenkin aiheuttavat hämmennystä käyttäjissä. Työnteko ei tehostu, jos tietojärjestelmät muuttuvat nopeammin kuin kukaan ehtii oppia niitä käyttämään. Toisekseen yrityksessä kuin yrityksessä on tietojärjestelmiä, joiden ikä mitataan ennemminkin kymmenissä vuosissa kuin muutamissa kuukausissa. Aina syy ei ole pelkkä IT:n kankeus, vaan järjestelmä on keskeinen toiminnan kivijalka myös tietosisällöltään.

Pysyvintä on tieto. Niinpä tietojen analysointiin käytetty aika on kuin rahaa pankkiin panisi. Tietojen säilytysaikaa säädellään laeissa ja asetuksissa. Säilytysajoista pääsee keskustelemaan myös Arkistolaitoksen kanssa. Meistä kerätään mm. terveystietoa, jota säilytetään koko elinaikamme ja useita vuosia vielä kuolemammekin jälkeen. Suomessa on infrastruktuuria, jonka käyttöikä on 50 vuotta tai enemmän (voimalaitokset, tiet, vesijohtoverkko). Ylläpitoa varten näiden tietojen on oltava saatavissa koko elinkaaren ajan. Asuntolainaa meistä joillakin on 20 vuodeksi ja on vakuutuksia, jotka otetaan vauvoille ja ne jatkuvat aikuisuuden kynnykselle. On paljon asioita, joista yritys ei pääse eroon vuosikausiin ja silloin on vastuu myös tietojen säilyttämisestä. Näitä tietoja konvertoidaan tietojärjestelmästä toiseen, kun tietojärjestelmä korvataan uudella.

Itse en siis arkkitehtina sanoisi, että mikään ei ole pysyvää paitsi muutos. Meillä on paljon asioita, jotka ovat kiusallisen pitkäikäisiä. Eikä pitkä elinkaari ole aina osoitus kyvyttömyydestämme uudistua. Välillä pitkä elinkaari on tyypillistä ja jopa toivottua. Itse suunnittelin asuvani talossamme myös eläkeiässä.

Coalan kursseilla pääset sisälle kokonaisarkkitehtuurin eri osa-alueiden soveltamiseen käytännössä.

Yhteydenotto