Kokonaisarkkitehtuuri kertoo tarinan

Viestintä nousee usein esille, kun puhutaan kokonaisarkkitehtuurin käyttötarkoituksesta. Mallinnusvälineen sisuksissa olevat mallit eivät hevin aukea muille kuin mallintajille, vaikka niitä julkaistaisiinkin Intranettiin. Usein onkin tarpeen luoda arkkitehtuurista joko kalvoesitys tai kirjoitettu dokumentti.

Pitäisikö dokumentissa olla minkä verran kuvailevaa tekstiä? Korostettaisiinko siinä jotain asioita tärkeämpinä kuin toisia? Entä tulkittaisiinko liiketoiminnan tahtotilaa? Vaikka itse mielelläni työskentelenkin mallinnusvälineillä, nykyisellä kokemuksellani äänestän kirjoitetun dokumentin puolesta. Hyvin jäsenneltynä se kertoo juonellisen tarinan ja esittelee mallit loogisessa järjestyksessä. Parhaimmillaan lukijalle syntyy käsitys siitä, mikä on arkkitehtuurin tarkoitus. Tarkoitus on arkkitehtuurin juoni, se punainen lanka. Vaikka mallit ovat formaali ja yksikäsitteinen tapa kuvata asia, toimii kirjoitettu teksti paremmin viestinnässä. Parhaimmillaan kuvat ja teksti tukevat toisiaan.

JHS-suositus sisältää mallien lisäksi joukon excel-pohjia, joihin listataan erilaisia asioita, kuten tietoja, prosesseja ja tietojärjestelmiä. Näppärästi taustalle muodostuu pohjat oleellisimmille ristiintaulukoille. Tähän tarkoitukseen excel-pohja toimii oikein hyvin, pieneen tilaan saa pakattua uskomattoman määrän hyödyllistä tietoa.

JHS-pohjissa on myös paikat ns. periaatetason asioiden listaamiselle, kuten noudatettaville strategioille ja arkkitehtuuriperiaatteille. Periaatetaso toimii parhaiten, jos velvoittavia asioita on kymmenkunta. Ne nimittäin pysyvät mielessä melko helposti. Yli viidenkymmenen mennessä niillä ei ole enää mitään vaikutusta, kukaan tuskin tulee lukemaan kaikkea taustamateriaalia tai jää varsinainen projekti tekemättä. Listamuoto on hyvä dokumentin liitteenä, mutta pitkien listojen lukeminen on yhtä viihdyttävää kuin puhelinluettelon. Ajatus alkaa karkailla jossain kohtaa.

Yrityskulttuurikin vaikuttaa. Yrityspuolella kalvot ovat usein pisin mahdollinen materiaali, jota kukaan jaksaa lukea tai kirjoittaa. Julkishallinnossa dokumentoinnin perinne on aivan eri luokkaa. Molemmissa näissä on puolensa. Kalvot toimivat esitysmateriaalina, kun taas dokumentti sopii myös itsekseen luettavaksi.Sisältö on luonnollisesti jäsennelty ja analysoitu arkkitehtuurivälineellä.

Haluaisitko sinä haamukirjoittajan kertomaan sinun yrityksesi tarinan? Jos juoni ja päähenkilöt ovat tiedossa, kokonaisarkkitehtuuri syntyy melko helposti.

Yhteydenotto