Tiedolla johtaminen on tapetilla useimmissa organisaatioissa. Tavoitteita on asetettu, toimenpiteitä käynnistetty ja rekrytointi-ilmoituksia julkaistu. Näinkö se toimii? Nimitetään tiedolla johtamisen vastuuhenkilö ja hän hoitaa homman kotiin?
Jos tietopääomasta ei ole selvyyttä eikä muutaakaan arkkitehtuuria ole juuri tehty, on lähtökohta huono. Jos käy katsomassa portaaliin julkaistujen raporttien määrää, on se hillitön. Tietääkö joku, meneekö meillä hyvin vai huonosti? On siis vaikea päättää, mistä päästä edes aloittaisi. Organisaatiossa käytetään paljon aikaa tietojen siivoamiseen eri raporteista, jotta johdolle saataisiin suht siedettävät yhteenvedot.
Korjausvelkaakin on kertynyt runsaasti. Tietojärjestelmät eivät palvele käyttäjiä riittävästi, jotta hyvälaatuista tietoa voisi edes syntyä. Et voi edes lähteä tunnistamaan kaikkia ongelmia juurta jaksain. Pelkkään selvitystyöhön saa nimittäin uppoamaan vuoden tai pari, ja lopputuloksena saatu korjauslista on niin hillitön, ettei ihmisikä riitä sen korjaamiseen.
Etsitäänpä siis sopiva ohjeisto. JHS179-suositus on julkissektorille yksi lähtökohta, vaikka se ei olekaan enää velvoittava. Sen liitteissä on tietoa esimerkiksi yhteentoimivuusmenetelmästä. Kansainväliset suositukset kuten TOGAF™ tai DAMA:n julkaisut ovat hyvä ja laajalti hyväksytty lähtökohta. Kun näitä suosituksia lukee aikansa, tunnistaa kriittisimmät tuotokset ja tekemiset, huomaa, että yksi ihmisikä oli turhan ujo arvio työmäärästä!
Onko olemassa parempaa ratkaisua? Kokonaisarkkitehtuurin Starttipaketin osiossa ”Tietoarkkitehtuuri” luettelen muutamia keskeisimpiä tuotoksia ja annan vinkkejä niiden tekemiseen äärellisellä työmäärällä. Jostain on nimittäin lähdettävä liikkeelle ja jätettävä osa asioista kylmästi tekemättä. Ei näitä arkkitehturituotoksia ole organisaatiollasi ollut ennenkään ja jollain tavalla sitä on silti porskutettu menemään.
Keskeisiä tuotoksia ovat:
Kun sinulla on käsitys tietopääomasta ja tietojen sijainnista tietojärjestelmissä, voit siirtyä priorisoimaan tiedolla johtamisen tavoitteita. Kaikkea et saa kuntoon kerralla, mutta sinulla on kuitenkin käsitys siitä, mitä tietoja organisaatiollasi ylipäätään on!