Aamulla tuli mietittyä yhdistysten asioita matkalla työpaikalle. Olen yhdessä sun toisessa yhdistyksessä mukana ja usein nakkejakin on napsahtanut. Seuraavaksi siis juttua jäsenrekistereistä.
Lähtötilanne oli se, että jäsenyyksiimme liittyviä käsittelysääntöjä oli jonkunkin verran. Sellaisia, jotka ovat hyvin tyypillisiä koirayhdistyksille, eivätkä nämä millään tavalla tuntuneet minunkaan mielestäni kummalliselta. Meillä oli tarve vaihtaa jäsenrekisteriohjelmistoa, sillä käytössämme oleva oli huonosti toimiva. Softa oli yhden hengen firman tekemä eikä käyttöliittymä ollut parhaimmasta päästä. Ymmärrän kyllä. Koirayhdistykset, joissa on muutama sata jäsentä, eivät ole maksukykyisimpiä asiakkaita, joten tuotekehitykseen on huonosti rahaa.
Jäsenrekisterimme oli silloisen taloudenhoitajan mukaan jossain määrin sekaisin. Jäsenten väliset ”liitokset” olivat sellaisia, että niistä ei oikein saanut selvää. Erilaisten muutosten jälkeen liitoksia oli vähän siellä sun täällä, myös sellaisten jäsenten välillä, missä niitä ei olisi pitänyt olla. Jäsenrekisteriä ylläpitämässä oli ollut useampikin kokki, joten soppahan siitä syntyi. Tästä syystä tietyt toimenpiteet, kuten ”lehden lähetys maksaneille jäsenille” ja ”maksamattomien jäsenmaksujen perintä” olivat haastavia ja osa jäsenistä (mm. kunniajäsenet) jäi aina silloin tällöin ilman lehteä.
Aloimme katsella valmisohjelmistoja. Oli selvää, että rahamme eivät riitä mihinkään räätälöityyn. Edessä oli tuttu tilanne ”olemme valmiit sopeutumaan valmisohjelmistoon”. Seuraavaksi piti selvittää, mitä se sopeutuminen tarkoittaa. Jotta valmisohjelmiston testaaminen olisi mahdollista, päätin kirjoittaa ylös jäsenten käsittelyyn liittyvät käsittelysäännöt. Niitä olikin yllättävän monta:
Kuulostaa vielä hallittavalta. Seuraavaksi aloin miettiä testitapauksia ohjelmiston valintaa varten. Näistä tuli jo hieman mutkikkaita:
Pienellä vilkaisulla alkoi olla selvää, että valmisohjelmistoissa näitä ominaisuuksia ei suoraan ole. Jotta jäsenrekisteri pysyisi järjestyksessä, meidän pitäisi lisäksi ohjeistaa yllä mainitut erikoistapaukset huolellisesti, jotta jäsenyydet varmasti käännellään aina samoin päin, jos muutoksia tulee. Lisäksi meidän pitää huomioida kunkin henkilön oma mielipide. Ei tunnu oikeudenmukaiselta erottaa jäsenmaksun maksaneita perhejäseniä vain sen takia, että varsinainen ei maksa jäsenmaksua.
Olisiko tälle jotain tehtävissä? Alkoi näyttää itsestään selvältä, että vapaaehtoisvoimin tämä ei tule onnistumaan. Hetken asiaa sulateltuani päädyin seuraavaan ratkaisuun:
Hyödyt tästä olivat ilmeiset. Monimutkaisuus putosi puoleen, Kennelliittoon päin jäsenmäärämme jopa kasvoi (perhejäseniä ei vähennetty jäsenmäärästä), meidän ei tarvinnut määritellä kuka on ”varsinainen jäsen” ja kuka ”apujäsen”, ei myöskään kuka on ”varsinainen kasvattaja” ja kuka ”apukasvattaja”. Kukin maksaa oman jäsenmaksunsa tai on maksamatta, rekisterissä ei ole jäsenten välisiä riippuvuuksia. Lisäksi emme lähetä lehteä jäsenille, jotka eivät sitä halua. Ekologista ja edullista kaikille osapuolille.
Edellä mainittu vaati sääntömuutoksen, joka meni läpihuutojuttuna läpi seuraavassa yhdistyksen kokouksessa. Pystyimme ottamaan käyttöön yhdistyksille sovitetun valmisohjelmiston ja lehtien postituskin helpottui merkittävästi. Siellä enää yksi ruksi ”lehti” / ”ei lehteä”.
Veikkaan, että monessa asiakasrekisterissä ja valmisohjelmistovalinnassa tilanne on vastaava. Osallistu Coalan vaatimusmäärittelykurssille ja opi sinäkin kirjoittamaan hyviä vaatimuksia. Selkeän ja linjakkaan toiminnan säästöpotentiaali on suuri.