Valitse sopivin!
Valittavalle ohjelmistolle asetettujen vaatimusten määrä on usein suuri. Tämä aiheuttaa haasteita valinnalle. Ilman vaatimusten priorisointia valituksi saattaakin tulla eniten ominaisuuksia sisältävän ”paras” tuote – ei sopivin. Hyvä arviointiprosessi ja priorisoidut valintakriteerit ovat paras tapa välttää tämä sudenkuoppa.
Arviointiprosessi alkaa valintakriteerien asettamisella
Arviointiprosessi alkaa valintakriteerien asettamisella ja priorisoinnilla, jossa kullekin vaatimukselle asetetaan arviointiasteikko ja painokerroin. Arviointiasteikko voi olla esimerkiksi 0-5 (ei täytä vaatimuksia – ylittää vaatimukset). Painokerroin kertoo puolestaan, kuinka paljon kullekin arvosanalle annetaan painoa yhteispisteissä. Edellä mainittujen lisäksi kullekin vaatimukselle voidaan vielä antaa pakollisuus esim. Pakollinen, Pitäisi olla, Kiva olla. Pakollisuutta voidaan hyödyntää painokertoimien asettamisessa. Lisäksi pakollisuudella voidaan merkitä ne kriittiset vaatimukset, joita ilman tuote ei voi tulla valituksi.
Arviointikriteerien asettamisen kannalta on oleellista, että niiden yleiset periaatteet käydään läpi riittävän suurella joukolla, jossa eri sidosryhmät ovat edustettuina. Tällä varmistetaan, että kaikki näkökulmat on otettu huomioon ja prioriteetit ovat tasapainossa.
Lopullinen arvio tehdään tiimityönä
Arviointikriteerien asettamisen jälkeen on arvioinnin aika - tai toimittajan tekemän itsearvioinnin tarkastamisen aika. Kokonaistyömäärän säästämiseksi arviointivastuut kannattaa jakaa ja tehdä arviot aluksi yksilösuorituksina. Myyjien esittämiin väitteisiin tuotteen ominaisuuksista kannattaa suhtautua kriittisesti. Lopullinen arvio tuleekin tehdä itselle muodostuneen käsityksen perusteella. Toimittajan tekemän itsearvioinnin tarkastamista helpottaa, jos toimittajilta on kysytty arvosanan lisäksi myös perusteluita tai muita lisäselvityksiä arvosanalle. Esimerkiksi mikä tuotteen komponentti tuottaa vaaditun ominaisuuden.
Arviointiprosessin päättyy eri henkilöiden tekemien arvioiden yhteenvetoon. Se kannattaa tehdä fasilitoituina ryhmäkeskusteluina. Keskusteluissa tulee kiinnittää huomiota erityisesti niihin vaatimuksiin, joissa painokertoimet ovat suuret ja/tai tuotteiden väliset arvosanat eroavat eniten.
Valmisohjelmistovalinta on oppimisprosessi. On täysin luonnollista, että alussa tärkeiksi koetut kriteerit saattavat osoittautua myöhemmin vähemmän tärkeiksi tai päinvastoin. Lisäksi monitahoisen arvioinnin yksinkertaistaminen matemaattiseksi kaavaksi on virhealtista. Tämän takia arvosanojen ja painokertoimien muuttaminen vielä yhteenvetovaiheessa on täysin perusteltua.
Yllä oleva teksti käsittelee lyhyesti valmisohjelmistovalinnan arviointiprosessista ja valintakriteereistä. Jos kiinnostaa kuulla lisää valmisohjelmistovalinnasta (esim. arkkitehtuurimenetelmien käytöstä siinä), käy kuuntelemassa Petterin ilmaiswebinaari täältä: https://www.oppia.fi/webinars/valmisohjelmisto.