Tämä kirjoitus liittyy kokonaisarkkitehtuurin sekä prosessien mallinnusvälineisiin (näitä ovat mm. BiZZdesign, Sparx, iServer, QPR, ARIS, IMS ja Mega Suite). Helppokäyttöisyys ei luonnollisestikaan sinänsä ole ongelma, päinvastoin! Asiaan liittyy kuitenkin mielenkiintoinen sivujuonne, joka voi tulla yllätyksenä.
Helppokäyttöisyyden määritelmäksi mallinnusvälineiden kanssa sopii mielestäni ”mallintaja pystyy tuottamaan tehokkaasti sisältöä käytyään välineen käyttöön liittyvän peruskurssin”. Tämän lisäksi toki tarvitaan hieman harjoittelua. Mallinnusvälineet on tarkoitettu ammattilaiskäyttöön, joten ei kannata odottaa, että kuka tahansa osaisi käyttää välineitä kylmiltään. Markkinoilla on toki muutama väline, joiden opettelu on hieman haastavampaa kuin muiden.
Ehdottomasti suurin ongelma välineiden kanssa on se, että sisältö muuttuu kaatopaikaksi. Tällöin mallinnusvälineessä on kaikenlaisia keskeneräisiä luonnoksia ja kukaan ei ota selvää, missä on vaikkapa viimeisin hyväksytty versio järjestelmäkartasta. Kaatopaikan välttämiseksi on rakennettava tarkoitukseen sopiva hallintamalli, sovittava sisällön omistajat ja hyväksymismenettelyt. Kuulostaa helpolta ja tämä voidaan aikaansaada, olipa valittu väline mikä tahansa.
Entäpä pienemmät hiipivät ongelmat, jotka eivät ole niin ilmeisiä heti alussa, mutta tappavat tehokkaasti talossa ja puutarhassa? Yksi on työskentely yhteisessä kuvauskannassa (repository). Käytännössä se tarkoittaa sitä, että kunkin mallintajan on tiedettävä, mistä löytyvät organisaation yhteiset elementit (vaikkapa ne tietojärjestelmät), mihin projektin kuvaukset pitää tehdä ja muutama muu perustaito. Toinen asia on standardien ja muiden organisaatiolle valittujen työtapojen noudattaminen. Onhan tarkoitus tehdä laadukasta lopputulosta samalla käsialalla kuin muut, sillä sooloilu ei ole sopiva työtapa, kun jaetaan yhteinen väline. Kolmas asia on se, että kullakin mallintajalla on oltava työntekoon tarvittavat perustaidot olemassa. Mallintajan on siis oltava arkkitehti tai prosessikehittäjä, siihen liittyy monenlaista osaamista. Muutakin kuin välineosaaminen.
Mikä sitten on helppokäyttöisyysansa? Se on se myyntipuhe, jossa kerrotaan ”tämä on niin helppo käyttää, että kuka vaan pystyy tästä vaan tekemään näitä prosessikuvia”. Todentotta pystyy. Laatikoita peräkkäin ja nuolia niiden väliin. Tämä ei kuitenkaan poista edellä mainitsemaani osaamistarvetta. Kaikkien kolmen kohdan on täytyttävä, oli kyseessä väline kuin väline. Entä, mikä tässä on ansa? Mitä helpompi väline, sen helpompi tämä osaamistarve on ohittaa. Lopputuloksia tästä näen harva se päivä. Useissa eri organisaatioissa.
PS. Ratkaisu ei luonnollisestikaan ole etsiä maailman vaikeakäyttöisin väline.
PPS. Tule Coalan kursseille, ne löydät www.oppia.fi. Meillä on keinoja joka lähtöön, kun osaamisesta on kyse.